Vorlage - 90/2016  

Der Kreisausschuss stimmt dem Konzept der Abteilung IT und Organisation für das Jahr 2017 mit den vorgesehenen Schwerpunkten zu.

Der Finanzbedarf wird vorbehaltlich der Haushaltslage des Kreises Soest zur Verfügung gestellt.

III. Zusammenfassung

Folgende Haushaltsmittel sind für 2017 eingeplant:

Der Einsatz der Informationstechnik und Telekommunikation in der Kreisverwaltung Soest wird seit 1999 durch ein jährlich fortgeschriebenes IT-Konzept geplant und gesteuert.

Hohe Qualität der Aufgabenerfüllung, Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns, Bürger- und Mitarbeiterorientierung sind die wesentlichen Ziele, die mit dem Einsatz der IT verfolgt werden. Die Informationstechnik an den Arbeitsplätzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Hause muss daher ständig an die technischen Entwicklungen sowie an organisatorische und personelle Erfordernisse angepasst werden.

Für die Umsetzung des IT-Konzepts sind für 2017 Haushaltsmittel in Höhe von 3.509.113 Euro vorgesehen. Die finanziellen Mittel sollen im Wesentlichen für folgende Schwerpunktthemen zur Verfügung gestellt werden:

E-Government-Projekte

•            Elektronische Poststelle / Elektronischer Posteingang

•            E-Akte Vollstreckung

•            E-Akte Ausländerangelegenheiten

•            E-Akte Kfz-Zulassungen und Führerscheine

•            Langzeitspeicherung und Langzeitarchivierung

•            Ausweitung i-Kfz (Online-Kfz-Wiederzulassung) und weitere Prozesse

•            Anbindung weiterer Prozesse in das Bürgerportal

•            Zentrales Druckoutputmanagement

•            Einführung kreditorischer Workflow (optional)

Weitere Mittel werden für die Ersatzbeschaffung von Hardwarekomponenten im Rahmen des regelmäßigen Austauschzyklus‘ benötigt.

IV. Sachdarstellung

Die geplanten IT-Ausgaben für das Jahr 2017 belaufen sich auf 3.509.113 Euro und fallen damit um 502.557 Euro höher aus als der Planwert für das Jahr 2016. Der höhere Ansatz für 2017 im Vergleich zu 2016 resultiert daraus, dass bei fast allen Konten Mehrkosten eingeplant werden mussten:

• Im Bereich des Erwerbs von Vermögensgegenständen wurde der Ansatz um 311.667 Euro erhöht.
• Die Planansätze schwanken von Jahr zu Jahr. Das liegt darin begründet, dass für wesentliche Plattformkomponenten (z. B. Server, Bandsicherung, Speicher, Thin-Clients) Ersatzbeschaffungen etwa alle vier Jahre erforderlich sind und in den Dezernaten unterschiedliche Projekte geplant und angemeldet werden.
• Für 2017 sind ferner Erweiterungen beim User-Helpdesk (5.000 Euro), Identity- und User-Managementsystem (20.000 Euro) und beim Telefonischen Bürgerservice (40.500 Euro) geplant.
• Hinzu kommen Ausgaben für Neu- bzw. Ersatzanschaffungen (unter anderem für Microsoft Lizenzen 100.000 Euro, Telefonisches Servicecenter 40.500 Euro, Erweiterung Personalsoftware LOGA 33.000 Euro, Spracherkennung Pilotprojekt 32.200 Euro, Identity- und User-Management 20.000 Euro, Straßenplanung 17.960 Euro, Feldlösung Außendienst/Risserstellung für Vermessung 15.000 Euro, Umstellung Exchange 10.000 Euro, Erweiterung Digitale Signatur 6.000 Euro).
• Neben den bereits in früheren Jahren geplanten Kosten für die Neuverkabelung werden in 2017 68.000 Euro für die Neuverkabelung des Verwaltungsgebäudes Senator-Schwartz-Ring in Soest benötigt, die durch in 2015 gesperrte Mittel und deren Übertragung nach 2017 gedeckt werden.
• Der Ansatz 2017 für Wartung von IT-Anlagen wurde gegenüber dem Ansatz von 2016 um 135.867 Euro erhöht; dies ist unter anderem bedingt durch Preiserhöhungen bei bestehenden Verfahren (zum Beispiel in den Bereichen Veterinärwesen, Liegenschaftskataster und Vermessung), durch die Wartung zusätzlicher Lizenzen bzw. Module (zum Beispiel in den Bereichen IT, Jugend und Familie, Umwelt) und durch den Einsatz neuer Verfahren (zum Beispiel in den Bereichen Gesundheit, Zentrale Vergabe, Bauen und Wohnen, Sitzungsdienst).
• Der Ansatz für IT-Kosten erhöht sich um 43.722 Euro. Das resultiert vor allem aus Erhöhungen für Microsoft-Lizenzgebühren (21.000 Euro) und GIS-ELA-Lizenzen (3.500 Euro), für zusätzliche Dienstleistungen für helpLine (10.000 Euro) und für Anschaffungen geringwertiger Wirtschaftsgüter (3.000 Euro für Headsets, Spezial-Tastaturen und -Mäuse im Rahmen den BGM). Das Konto enthält hauptsächlich Nutzungsentgelte für Verfahren (z.B. Jurion 19.000 Euro, Microsoft Lizenzen 21.000 Euro, Citrix Lizenzen 38.400 Euro, GIS ELA 59.450 Euro, allg. Dienstleistungen 15.000 Euro).
• Die KDVZ-Umlage erhöht sich um 430.000 Euro auf jetzt 895.000 Euro. Gleichzeitig verringert sich der Ansatz der KDVZ-Kosten um 249.639 Euro (vgl. Punkt 7.2 Finanzierung KDVZ).
• Der Ansatz für IT-Schulungen wurde für 2017 auf 30.000 Euro verringert, da es sich um eine freiwillige Leistung handelt.

Folgende Schwerpunkte für die IT sind in 2017 geplant:

Verwaltungsübergreifende Projekte

Die Aktivitäten zum Aufbau eines effizienten E-Governments und damit die Umsetzung des E-Government Masterplans werden fortgesetzt und im Masterplan bis 2018 weiterentwickelt.

Nur durch ausreichende Investitionen in die IT-Infrastruktur lassen sich die angestrebten Effekte der KGSt-E-Government-Studie erreichen. Das IT und Organisations-Konzept 2016 sieht für E-Government Finanzmittel in Höhe von insgesamt 325.000 Euro vor, davon 50.000 Euro für die Beschaffung von Hardware, 275.000 Euro für Software vor.

Ausbau der interkommunalen Zusammenarbeit

Auch in 2017 werden die KDVZ Citkomm, der Hochsauerlandkreis, der Märkische Kreis und der Kreis Soest die intensive Zusammenarbeit insbesondere zum Weiterbetrieb des „Shared Service Center“ fortsetzen..

Ersatzbeschaffung von Hardwarekomponenten

Für die Ersatzbeschaffung von Hardware sind 2017 insgesamt 300.000 Euro vorgesehen, insbesondere für ein neues File-Backupsystem und den Umbau bzw. die Erweiterung der Telefonanlage.

Einführung eines Identity- und User-Management-Systems

Ein weiterer Schwerpunkt in 2017 wird der Abschluss zur Einführung eines Identity-Managements für die einfache und sichere Vergabe von Zugriffen und Berechtigungen sowie deren Dokumentation sein.

Identity-Management hat den Zweck, Kennungen und personenbezogene Informationen des Anwenders zu reduzieren und nach Möglichkeit den Zugang auf IT-Systeme, Ressourcen und Applikationen in einer einzigen digitalen Identität zusammenzufassen. Für die Beschaffung der Lizenzen sind in 2017 20.000 Euro vorgesehen.

IT-Projekte der Fachabteilungen

Aus den Fachabteilungen wurden für 2016 Projekte angemeldet, die sich wieder zum Teil auf neue IT-Anwendungen, aber auch auf den Ausbau bestehender Anwendungen beziehen. In Zusammenarbeit mit den Abteilungen Personal und Finanzwirtschaft sind Einführung- und Weiterentwicklungsprozesse zu begleiten (zu den einzelnen Projekten siehe dazu 7.1 des Konzeptes).

Weiterentwicklung der Personalsoftware Loga

Über die Kooperation zwischen dem Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe in Lemgo (krz Lemgo) und der Lohnstelle ist seit dem 1.1.2015 das Programm „Loga“ im Einsatz. Bislang wurden zunächst die Module Personalabrechnung, Personalkostencontrolling, Personalkostenkalkulation sowie Stellenplanung und -bewirtschaftung eingesetzt. Weitere Module wie Zeitwirtschaft, Online-Mitarbeiterportal, Personalbeschaffung einschließlich Bewerberverwaltung, Personalentwicklung sowie elektronische Personalakte sollen in den kommenden Jahren sukzessive hinzukommen; entsprechende Projektaufträge wurden abgeschlossen. Es sind dafür finanzielle Mittel in Höhe von 33.000 Euro eingeplant.

Einführung der E-Akte in den Bereichen Vollstreckung, Ausländerangelegenheiten sowie Kfz-Zulassungen und Führerscheine

Die Einführung der E-Akten erfolgt im Rahmen des E-Governments zur Umsetzung des Zentralen DMS in 2017.

Anbindung weiterer Prozesse in das Bürgerportal

Hierzu zählt insbesondere die Ergänzung von i-Kfz (nach Einführung der Online-Abmeldung neuer Kfz um die Erweiterung Online-Kfz-Wiederzulassung) sowie weiterer damit zusammenhängender Prozesse.

Optimierung des telefonischen Bürgerservices

Im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit wird der Kreis Soest sowie die Stadt Soest den Ende 2015 in Betrieb genommenen gemeinsamen telefonischen Bürgerservice weiter optimieren.