Bürgerinformationssystem

Vorlage - 143/2015  

 
 
Betreff: Konzept der Abteilung IT und Organisation für das Jahr 2016
Status:öffentlichVorlage-Art:Beschlussvorlage - öffentlich
Federführend:10 IT und Verwaltungsdigitalisierung   
Beratungsfolge:
Ausschuss für Personal, Organisation und Effizienz
23.11.2015 
Ausschuss für Personal und Organisation (offen)   
Kreisausschuss
08.12.2015 
Kreisausschuss ungeändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Sachverhalt

Der Kreisausschuss stimmt dem Konzept der Abteilung IT und Organisation für das Jahr 2016 mit den vorgesehenen Schwerpunkten zu.

Der Finanzbedarf wird vorbehaltlich der Haushaltslage des Kreises Soest zur Verfügung gestellt.


III. Zusammenfassung

 

Der Einsatz der Informationstechnik und Telekommunikation in der Kreisverwaltung Soest wird seit 1999 durch ein jährlich fortgeschriebenes IT-Konzept geplant und gesteuert.

Hohe Qualität der Aufgabenerfüllung, Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns, Bürger- und Mitarbeiterorientierung sind die wesentlichen Ziele, die mit dem Einsatz der IT verfolgt werden. Die Informationstechnik an den Arbeitsplätzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Hause muss daher ständig an die technischen Entwicklungen sowie an organisatorische und personelle Erfordernisse angepasst werden.

Für die Umsetzung des IT-Konzepts sind für 2016 Haushaltsmittel in Höhe von 3.225.273 Euro vorgesehen. Die finanziellen Mittel sollen im Wesentlichen für folgende Schwerpunktthemen zur Verfügung gestellt werden:

E-Government-Strategie

            weiterer Ausbau eines effizienten E-Governments über den E-Government Masterplan und seine Fortschreibung

            Einsatz eines zentralen Dokumentenmanagementsystems

            Online-Service-Portal

            Elektronischer Formularservice

            Einführung des digitalen Sitzungsdienstes

            Telefonischer Bürgerservice

            I-Kfz

            IT-Projekte der Fachabteilungen

Weitere Mittel werden für die Ersatzbeschaffung von Hardwarekomponenten im Rahmen des regelmäßigen Austauschzyklus benötigt.

 


IV. Sachdarstellung

 

Die geplanten IT-Ausgaben für das Jahr 2016 belaufen sich auf 3.225.273 Euro und fallen damit um 394.722 Euro höher aus als der Planwert für das Jahr 2015. Der höhere Ansatz für 2016 im Vergleich zu 2015 resultiert daraus, dass bei fast allen Konten Mehrkosten eingeplant werden mussten:

  • Im Bereich des Erwerbs von Vermögensgegenständen wurde der Ansatz um 352.918 Euro erhöht.
  • Die Planansätze schwanken von Jahr zu Jahr. Das liegt darin begründet, dass für wesentliche Plattformkomponenten (z. B. Server, Bandsicherung, Speicher, Thin-Clients) Ersatzbeschaffungen etwa alle vier Jahre erforderlich sind.
  • Für 2016 sind ferner Erweiterungen beim User-Helpdesk (15.000 Euro), Identity- und User-Managementsystem (25.000 Euro) und beim Telefonischen Bürgerservice (70.000 Euro) geplant.
  • Dazu kommen Neu- bzw. Ersatzanschaffungen (Software Sitzungsdienst 30.000 Euro, Spracherkennung Pilotprojekt 45.000 Euro, Octoware Gesundheit 28.000 Euro, Interaktiver Datenatlas 4.600 Euro, Software im Liegenschaftskataster 33.000 Euro, neues Modul Komvor Wasserwirtschaft 7.900 Euro, Umbau/Erweiterung Telefonanlage 15.000 Euro, zentrale Scanstelle 25.000 Euro, Modernisierung Sitzungsräume 122.500 Euro, Erweiterung Personalsoftware LOGA 20.000 Euro).
  • Neben den bereits in früheren Jahren geplanten Kosten für die Neuverkabelung werden in 2016 140.000 Euro für die Neuverkabelung der Zulassungsstelle Soest benötigt, von denen aber durch in 2015 gesperrte Mittel 72.000 Euro und deren Übertragung nach 2016 gedeckt werden.
  • Der Ansatz 2016 für Wartung von IT-Anlagen konnte gegenüber dem Ansatz von 2015 um 80.107 Euro gesenkt werden, da die Kosten für die Personalsoftware LOGA (117.012 Euro) nicht mehr hier, sondern bei den KDVZ-Kosten geplant sind. Weiterer Minderaufwand entsteht durch den Wechsel auf eine neue Software (Bußgeldstelle ca. 5.000 Euro). Dem gegenüber steht ein Mehraufwand durch angekündigte Preiserhöhung bei bestehenden Verfahren (z. B. Controllingsoftware ca. 1.700 Euro), durch Wartung zusätzlicher Lizenzen bzw. Module (z. B. Kita2012 ca. 8.400 Euro, Gebäudemanagement ca. 4.000 Euro) und durch den Einsatz neuer Verfahren (z. B. DMS 13.750 Euro, Spracherkennungssoftware ca. 15.000 Euro, Datenatlas ca. 1.100 Euro und neue Verfahren im Liegenschaftskataster ca. 4.000 Euro).
  • Der Ansatz für IT-Kosten erhöht sich um 22.870 Euro. Das resultiert aus einer Erhöhung der Microsoft-Lizenzgebühren. Das Konto enthält hauptsächlich Nutzungsentgelte für Verfahren (z.B. Jurion 18.800 Euro, Microsoft Lizenzen 100.000 Euro, Citrix Lizenzen 38.000 Euro, GIS ELA 56.000 Euro, allg. Dienstleistungen 15.000 Euro).
  • Die KDVZ-Umlage erhöht sich um 55.000 Euro auf jetzt 465.000 Euro.
  • Der Ansatz der KDVZ-Kosten erhöht sich um 113.041 Euro (vgl. Punkt 7.2 Finanzierung KDVZ).
  • Der Ansatz der Mittelfristplanung für IT-Schulungen wurde für 2016 übernommen, da es sich um eine freiwillige Leistung handelt.
  • Die erstmalig in 2015 eingeplanten Kosten in Höhe von 80.000 Euro für die Einführung von INFOMA als neue Finanzsoftware zur Ablösung von KIRP konnten in 2016 um 70.000 Euro auf 10.000 Euro gesenkt werden. Für die Folgejahre wird der Ansatz auf 0 gesetzt.

Folgende Schwerpunkte für die IT sind in 2016 geplant:

Verwaltungsübergreifende Projekte

Die Aktivitäten zum Aufbau eines effizienten E-Governments und damit die Umsetzung des E-Government Masterplans sollen fortgesetzt werden. Ebenfalls wird der E-Government-Masterplan im Jahr 2016 bis 2020 weiterentwickelt und fortgeschrieben.

Nur durch ausreichende Investitionen in die IT-Infrastruktur lassen sich die angestrebten Effekte der KGSt-E-Government-Studie erreichen. Das IT und Organisations-Konzept 2016 sieht für E-Government Finanzmittel in Höhe von 100.000 Euro vor.

Ausbau der interkommunalen Zusammenarbeit

Die Anforderungen bei vielen Themen der Informationstechnologie steigen und werden immer komplexer. Gleichzeitig verkürzen sich die Entwicklungszyklen, und die Kosten steigen. Aus diesen Gründen ist es vielfach nicht wirtschaftlich, wenn jede Kommune eigene Wege geht, eigenes Know-how entwickelt und vorhält. Die KDVZ Citkomm, der Hochsauerlandkreis, der Märkische Kreis und der Kreis Soest werden die intensive Zusammenarbeit zu diesem Thema in 2016 fortsetzen; insbesondere wird eine neue Ausschreibung durch die KDVZ zum Weiterbetrieb des „Shared Service Center“ durchgeführt.

Zusammenarbeit mit der KDVZ Citkomm

Die beiden Zweckverbände KDVZ Citkomm in Hemer und KDZ Westfalen-Süd in Siegen sind nunmehr in einer engen Kooperation. Wesentliche Ziele nach Gründung des neuen Zweckverban­des sind die Realisierung positiver finanzieller Effekte und eine Optimierung der Leistungserbringung.

Von besonderer Bedeutung sind hier vier Geschäftsfelder:

  1. Gemeinsamer Rechenzentrumsbetrieb
  2. Finanzwesen
  3. Geografische Informationsverarbeitung (GIS)
  4. Anwendungsintegration

Langfristig wollen die beiden Partner ihr gesamtes Geschäft zusammenführen, um so einen der größten kommunalen IT-Dienstleister in NRW zu bilden. Hierdurch könnte die Region Südwestfalen Verwaltungsleistungen besser und preiswerter erbringen.

Weitere Schwerpunkte der KDVZ Citkomm ergeben sich durch die Fortsetzung der E-Government-Aktivitäten und der interkommunalen Zusammenarbeit.

Insgesamt sind für die KDVZ Citkomm Aufwendungen in Höhe von 1.818.455 Euro geplant.

Ersatzbeschaffung von Hardwarekomponenten

Für die Ersatzbeschaffung von Servern, Firewall, Arbeitsplatzrechnern, Druckern und Monitoren sind 2016 insgesamt 203.500 Euro geplant. Die Mehrkosten resultieren daraus, dass die eingesetzte Server-Hardware nicht jedes Jahr erneuert wird, sondern der aktuelle Ersatzbeschaffungsturnus bei vier Jahren liegt und in 2016 ersetzt werden muss.

Einführung eines Identity- und User-Management-Systems

Ein weiterer Schwerpunkt in 2016 wird die Einführung eines Identity-Managements zur einfachen und sicheren Vergabe von Zugriffen und Berechtigungen sowie deren Dokumentation darstellen.

Identity Management hat den Zweck, Kennungen und personenbezogene Informationen des Anwenders zu reduzieren und nach Möglichkeit den Zugang auf IT-Systeme, Ressourcen und Applikationen in einer einzigen digitalen Identität zusammenzufassen. Für die Beschaffung und Einführung eines entsprechenden Systems sind in 2016 25.000 Euro geplant.

IT-Projekte der Fachabteilungen

Aus den Fachabteilungen wurden für 2016 Projekte angemeldet, die sich wieder zum Teil auf neue IT-Anwendungen, aber auch auf den Ausbau bestehender Anwendungen beziehen. In Zusammenarbeit mit den Abteilungen Personal und Finanzwirtschaft sind Einführung- und Weiterentwicklungsprozesse zu begleiten (zu den einzelnen Projekten siehe dazu 7.1 des Konzeptes).

Einführung der Finanzsoftware Infoma

Der Kreis Soest hat in 2015 das Projekt zur Migration auf die neue Finanzsoftware Infoma gestartet. Infoma wird zum 1.1.2016 produktiv gesetzt.

Seit 2008 nutzt der Kreis Soest die Finanzsoftware KIRP. Die Wartungsgarantie seitens des Softwareherstellers für KIRP läuft zum 31.12.2017 aus. Aus diesem Grund wurde in den letzten zwei Jahren zusammen mit anderen KIRP-Nutzern der KDVZ Citkomm Hemer und der KDZ Westfalen-Süd Siegen nach einer Nachfolgelösung gesucht. Eine europaweite Ausschreibung brachte in 2013 den Zuschlag für das Produkt INFOMA (newsystem® kommunal).

Der Piloteinsatz bei den ersten Verbandsmitgliedern ist bereits in 2014 erfolgt.

Der Kreis Soest wird INFOMA ab dem 1.1.2016 einzusetzen. Das Programm wird dann von der Südwestfalen-IT (SIT), dem Dachverband der KDVZ Citkomm und der KDZ Westfalen-Süd, zur Verfügung gestellt und betrieben. Die finanziellen Mittel dafür sind in einer Höhe von 163.275 Euro angesetzt; die Plankosten für KIRP betrugen in 2015 169.712 Euro.

Weiterentwicklung der Personalsoftware Loga

Über eine Kooperation zwischen dem Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe in Lemgo (krz Lemgo) und der Lohnstelle ist seit dem 1.1.2015 das Programm „Loga“ im Einsatz. Im Bereich Südwestfalen wird die Personalabrechnung von über 80 Prozent aller Beschäftigten der Kommunen und kommunalen Einrichtungen mit dem Programm Loga betrieben.

Seit dem 1.1.2015 werden zunächst die Module Personalabrechnung, Personalkostencontrolling, Personalkostenkalkulation sowie Stellenplanung und -bewirtschaftung eingesetzt. Weitere Module wie Personalbeschaffung einschließlich Bewerberverwaltung, Personalentwicklung, Zeitwirtschaft, elektronische Personalakte sowie ein Online-Mitarbeiterportal sollen in den kommenden Jahren sukzessive hinzukommen; entsprechende Projektaufträge wurden abgeschlossen. Es sind dafür finanzielle Mittel in Höhe von 20.250 Euro eingeplant.

Einführung der E-Akte in der Abteilung IT und Organisation sowie in der Abteilung Jugend und Familie für den Aufgabenbereich Elternbeiträge in Tageseinrichtungen und in der Kindertagespflege

Die Einführung der E-Akten erfolgt im Rahmen des E-Governments zur Umsetzung des Zentralen DMS in 2016.

Telefonischer Bürgerservice (Vorbereitung zu D115)

Im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit wird der Kreis Soest sowie die Stadt Soest den telefonischen Bürgerservice optimieren. Bis Ende 2015 ist ein gemeinsames telefonisches Bürgerservicecenter beim Kreis Soest aufgebaut.

Dieser telefonische Bürgerservice ist ein zuverlässiges Instrument, um die Erreichbarkeit für die Bürgerinnen und Bürger zu erhöhen. Ihnen wird schnell, freundlich und kompetent Auskunft erteilt, es werden ihnen unnötige Wege erspart. Stattdessen können sie sich vorher telefonisch, zum Beispiel über Öffnungszeiten, über benötigte Unterlagen oder über Ansprechpersonen bei der Verwaltung informieren. Mehr als 60 Prozent der Anliegen sollen im Erstkontakt beantwortet werden. Eingeplant sind hierfür Mittel in Höhe von 50.000 Euro.