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Vorlage - 187/2013  

 
 
Betreff: Beteiligung des Kreisausschusses bei Vergabeverfahren
hier: Änderung der §§ 14, 15 der Hauptsatzung des Kreises Soest
Status:öffentlichVorlage-Art:Beschlussvorlage - öffentlich
Federführend:Zentrale Vergabestelle   
Beratungsfolge:
Kreisausschuss
10.12.2013 
Kreisausschuss ungeändert beschlossen   
Kreistag
18.12.2013 
Kreistag ungeändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Anlagen:
Änderungen in der Hauptsatzung  
Änderungssatzung  

Die Änderung der Hauptsatzung des Kreises Soest wird in der als Anlage 2 beigefügten Fassung beschlossen.

Die Satzung zur Änderung der Hauptsatzung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft.


III. Zusammenfassung

 

Die Beteiligung des Kreisausschusses bei Vergabeverfahren ist neu zu organisieren.

Diesbezüglich ist eine Änderung der §§ 14 und 15 der Hauptsatzung des Kreises Soest erforderlich.


IV. Sachdarstellung

 

Gemäß der aktuellen Hauptsatzung des Kreises Soest fallen Vergaben ab einer bestimmten Wertgrenze in die Zuständigkeit des Kreisausschusses (§§ 14, 15 der Hauptsatzung).

Es ist mithin ein Beschluss des Kreisausschusses über diese Vergaben erforderlich.

Rechtlich eng ausgelegt wäre ein solcher Beschluss zum einen jeweils vor Beginn der Ausschreibung einer Maßnahme mit dem Inhalt der Durchführung derselben und zum anderen nach durchgeführtem Ausschreibungsverfahren mit dem Inhalt der entsprechenden Zuschlagserteilung einzuholen.

Durch eine derartige doppelte Beschlussnotwendigkeit wäre aufgrund der zweifachen Bindung der Verwaltung an die Sitzungstermine eine ordnungsgemäße Durchführung der Vergabeverfahren entsprechend der dort vorgegebenen zeitlichen Abläufe und Fristen jedoch kaum möglich.

Dementsprechend ist derzeit gelebte Praxis des Kreises Soest (seit immerhin 1978), die Vergaben im Rahmen der Haushaltsberatungen grundsätzlich für beschlossen zu erachten und lediglich ein weiteres mal nach durchgeführtem Vergabeverfahren vor Zuschlagserteilung ausdrücklich durch den Kreisausschuss beschließen zu lassen. Diese Vorgehensweise ist gängige Praxis der Kreise in NRW. Der Zentralen Vergabestelle ist trotz intensiver Recherche derzeit noch kein anderer Kreis bekannt, der eine andere Beschlusspraxis diesbezüglich lebt.

Hintergrund dafür sind die praktischen Probleme, die eine frühzeitige und doppelte Beschlussbeteiligung des Kreisausschusses mit sich bringen würde, zum Beispiel

-            lange zeitliche Abstände zwischen den Kreisausschusssitzungen hemmen die zeitnahe und fristgemäße Durchführung von Vergabeverfahren

-            nicht planbare, kurzfristig durchzuführende Ausschreibungen drohen mangels Sitzungstermins nicht rechtmäßig durchgeführt werden zu können

-            Vergabeverfahren, deren geschätzter Auftragswert unterhalb der Zuständigkeitsgrenze des Kreisausschusses liegt, bei denen sich nach durchgeführter Ausschreibung aufgrund der Ausschreibungsergebnisse aber ein Auftragswert oberhalb der Wertgrenze ergibt, wären mangels Beteiligung des Kreisausschusses rechtswidrig.

Der bisher gelebten Vergabebeschlusspraxis steht die aktuell seitens der Politik gerügte mangelnde Einflussmöglichkeit bzw. Entscheidungskompetenz in den der Zuständigkeit des Kreisausschusses unterliegenden Vergabeverfahren entgegen.

Wird dem Kreisausschuss die Vergabe erst nach durchgeführtem Vergabeverfahren vor Zuschlagserteilung zum Beschluss vorgelegt, obliegt dem Ausschuss faktisch keine eigene Entscheidungsfreiheit mehr ohne sich rechtlich schadensersatzpflichtig zu machen. Mit der formellen Einleitung des Vergabeverfahrens durch Bekanntmachung oder Aufforderung zur Angebotsabgabe geht der Kreis Soest gegenüber den potentiellen Auftragnehmern ein sogenanntes vorvertragliches Schuldverhältnis ein.

Nach erfolgreicher Durchführung des formaljuristischen Vergabeverfahrens ist der Auftrag auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Eine Einflussmöglichkeit durch die Kreisausschussmitglieder besteht zu diesem Zeitpunkt faktisch nicht mehr. Würden sie sich gegen das Ergebnis des durchgeführten Vergabeverfahrens, mithin gegen den zu erteilenden Auftrag entscheiden, zöge dies eine Schadensersatzpflicht aus dem vorvertraglichen Schuldverhältnis nach sich. Die am Vergabeverfahren beteiligten Bieter und Bewerber könnten gegenüber dem Kreis Soest Schadensersatzansprüche hinsichtlich ihrer vergeblichen Aufwendungen oder des entgangenen Gewinns geltend machen.

Zur Lösung der beschriebenen Problematik wird für die Zukunft folgende Art und Weise der Beteiligung des Kreisausschusses in Vergabeverfahren vorgeschlagen:

1)        Der Kreisausschuss ist jeweils einmalig vor Beginn des Vergabeverfahrens bzw. der Ausschreibung der geplanten Maßnahme beschließend zu beteiligen. Der Beschluss umfasst neben der Beauftragung der Durchführung des Vergabeverfahrens auch das Treffen der Vergabeentscheidung zugunsten des wirtschaftlichsten (nicht zwingend preisgünstigsten!) Angebotes. Ein zweiter Beschluss vor der Zuschlagserteilung ist damit entbehrlich.

Die Beratung und Beschlussfassung erfolgt in öffentlicher Sitzung.

Der Beschlusstext lautet:

„Die Verwaltung wird beauftragt, im Jahr 20xx das Vergabeverfahren zur/für …… durchzuführen und die Vergabeentscheidung zugunsten des wirtschaftlichsten Angebotes zu treffen.

Der Beschluss gilt vorbehaltlich der Freigabe des Haushaltes durch die Kämmerei.“

2)        Der Kreisausschuss ist durch die Verwaltung nach erfolgreich durchgeführter Vergabe nachrichtlich über das Ergebnis der Ausschreibung bzw. über die erfolgte Auftragsvergabe zu unterrichten. Der Informationsvorlage wird ein Preisspiegel beigefügt.

Die Information muss angesichts der Preisgabe personen- bzw. unternehmensbezogener Daten in nichtöffentlicher Sitzung erfolgen.

3)        Die bestehenden und bewährten Wertgrenzen zur Zuständigkeit des Kreisausschusses werden nicht verändert.

Zur Vermeidung rechtswidriger Vergaben ist jedoch die Änderung der Bezugnahme vom bisher maßgebenden tatsächlichen Auftragswert auf nunmehr maßgebenden geschätzten Auftragswert erforderlich.

4)        Die Hauptsatzung ist entsprechend der oben genannten Regelungen anzupassen.

Der Änderungsvorschlag der §§ 14 und 15 der Hauptsatzung inklusive Erläuterungen liegt dieser Vorlage an.

Auf nachstehende Risiken wird ausdrücklich hingewiesen:

Nicht ausgeräumt werden kann derzeit das bestehende Problem der langen Zeiträume zwischen den Kreisausschusssitzungen. Inwieweit sich dieses negativ auf die Vergabepraxis auswirken und in Einzelfällen wieder zu Dringlichkeitsentscheidungen führen wird, ist unter Anwendung der neuen Kreisausschuss-Beteiligungsregelung zunächst zu beobachten, gegebenenfalls muss unterjährig reagiert werden.

Dringlichkeitsentscheidungen waren seit Inbetriebnahme der Zentralen Vergabestelle nicht mehr erforderlich. Ziel sollte auch zukünftig bleiben, selbige weiterhin zu vermeiden. Ob das Ziel auch unter der neuen Beteiligungsregelung erreichbar ist, ist derzeit noch nicht einschätzbar. Gegebenenfalls sind dazu zukünftig zusätzliche Sitzungstermine des Kreisausschusses erforderlich.