Vorlage - 165/2023  

Zusammenfassung

Fördermittel erweitern den Handlungs- und Entscheidungsspielraum eines Kreises. Daher hat der Kreis Soest die Stabstelle Zentrales Fördermittelmanagement (ZFM) eingerichtet. Ziel des Fördermittelmanagements ist es, bei der Recherche sowie bei der Nutzung von Fördermitteln zu beraten, zu unterstützen und einen Überblick über die genutzten Fördermittel der Kreisverwaltung zu geben.

Die Aufgabenbereiche des ZFM´s in der Kreisverwaltung Soest sind die erfolgreiche Fördermittelakquise, die Fördermittelbewirtschaftung und das förderbezogene Controlling, um eine Rückforderung von Fördermitteln durch zielgenaue Interpretation der Förderbestimmungen sowie der Auflagen aus dem Förderbescheid zu vermeiden.

Sachdarstellung

Prozess

Im Rahmen der Prozesseinführung werden strategische Vorgaben zum Umgang mit Fördermitteln in der Kreisverwaltung implementiert. Zur standardisierten Akquise wird das ZFM eine Informationsplattform mit Recherche-Tools im Intranet zur Verfügung stellen. Zur externen Unterstützung wird sich der Kreis Soest dem Fachnetzwerk Fördermittelakquise der Kommunal Agentur NRW anschließen. Die Einführung einer Fördermittel-Software zur komfortablen Bewirtschaftung der „Förderakten“ wäre für die Kollaboration zwischen ZFM und Fachabteilungen hilfreich. Die Software muss neben der Aufnahme relevanter Unterlagen rund um den Förderantrag und der Termin- und Fristenkontrolle noch Reporting-Funktionen bieten, um geeignete Steuerungsmaßnahmen ableiten zu können.

Monitoring

Nach der Einführungsphase des Fördermittelmanagements werden Auswertungen der Fördermittelnutzung ermöglicht werden, so dass daraus Zielvorgaben abgeleitet werden können. Ein umfassender Überblick über alle Förderprojekte wird durch das Fördermittel- Monitoring gewährleistet. Mit dem Monitoring kann die Wirkung des Fördermitteleinsatzes evaluiert werden. Nur mit diesem Gesamtüberblick ist es möglich, Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger in der Verwaltung und der Politik ausreichend über die Fördermittelnutzung und den Stand der abgeschlossenen, laufenden und geplanten Fördermaßnahmen zu informieren. Der zentrale Überblick über alle Förderprojekte ermöglicht es zudem, bei Bedarf Fördermaßnahmen zu kombinieren, um eine Förderfähigkeit zu erzielen.

Ablauf

Es gibt drei Kategorien von Fördermitteln, nach denen sich die Beteiligung des ZFM richtet: Bei der Umsetzung innovativer Projekte (Kategorie 1) ist das ZFM zwingend zu beteiligen. Bei Fachthemen (Kategorie 2) ist gemeinsam mit dem ZFM zu besprechen, wie eine Beteiligung erfolgt. Ziel der Beteiligung ist, durch standardisierte Verfahren eine einheitliche, hohe Qualität bei der Bewirtschaftung von Fördermitteln und der Umsetzung von Förderprojekten zu bewirken. In Kategorie 3, der Inanspruchnahme von Fördermitteln zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben, erfolgt die gesamte Abwicklung des Förderprojektes in der Fachabteilung. Das ZFM ist in jedem Fall frühzeitig über Antragstellungen und Förderbescheide zu informieren, damit die Fördermittel im kreisverwaltungsweiten Monitoring zusammengeführt werden können. Es steht in engem Kontakt mit internen Abteilungen, wie beispielsweise der Finanzwirtschaft und dem Rechnungsprüfungsamt, und organisiert den Austausch mit den Fachabteilungen.