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Vorlage - 072/2022  

 
 
Betreff: Corona und die Auswirkungen auf die Personalressourcen innerhalb der Kreisverwaltung
Status:öffentlichVorlage-Art:Informationsvorlage - öffentlich
Im Auftrag / In Vertretung:In Vertretung
Federführend:11 Personal und Lohnstelle   
Beratungsfolge:
Ausschuss für Personal, Organisation und Effizienz Kenntnisnahme
22.03.2022 
Sitzung des Ausschusses für Personal, Organisation und Effizienz zur Kenntnis genommen   

Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt

 

Höhe der gesamten finanziellen Auswirkungen:

 

Produkt:

 

x

Die erforderlichen Mittel sind im Produkt eingeplant.

 

Die erforderlichen Mittel sind teilweise im Produkt eingeplant, eine Deckung erfolgt durch:

 

Die erforderlichen Mittel sind nicht eingeplant.

Erläuterungen:

 


Zusammenfassung

 

Die seit nunmehr mehr als 2 Jahren andauernde SARS-CoV-2-Pandemie hat aufgrund der zentralen Verantwortlichkeiten der Kreisverwaltungen bei der Bekämpfung der Pandemie (z.B. Infektionsschutz, Impfungen, Testungen etc.) erhebliche Auswirkungen auf die personellen Ressourcen der Kreisverwaltung Soest.


Sachdarstellung

 

  1. Einleitung

 

Der Beginn der weltweiten SARS-CoV-2-Pandemie vor gut zwei Jahren im Februar 2020 bedeutet auch für die Kreisverwaltung Soest, dass viele Gewissheiten nicht mehr gelten und viele akute einschneidende Veränderung des täglichen Berufslebens zu verarbeiten sind. Darüber hinaus wird deutlich, dass diese Pandemie dazu beitragen wird, die Arbeitswelt nachhaltig zu verändern. Diese Krise dauert demnach nunmehr seit mehr als 2 Jahren an, ein Ende ist realistisch betrachtet nicht in Sicht. Neben vielen weiteren Aspekten, z.B. Gesundheits- und Infektionsschutz, Belastung der Krankenhäuser, Schutz insbesondere vulnerabler Personen, Impfgeschehen etc., soll es in dieser Information darum gehen, wie die personellen Ressourcen für die Bewältigung der Pandemie einerseits und die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes insgesamt andererseits sichergestellt werden konnten und können. Es wird aber auch darum gehen, welche Auswirkungen dies auf die Organisation insgesamt hat.

 

  1. Vorgehensweise

 

Von Beginn an war eindeutig, dass der Kreisverwaltung mit dem Gesundheitsamt eine zentrale und entscheidende Rolle bei der Bewältigung der Pandemie zukommen würde. Sehr schnell wurde aber auch sehr deutlich, dass dies nicht mit dem regulären“ Stammpersonal der Abteilung Gesundheit zu schaffen sein wird. Bereits im März wurden daher personelle Unterstützungskräfte im Haus gesucht. Dies erfolgte regelmäßig in Abstimmung mit den Führungskräften noch auf quasi freiwilliger Basis. Dies ist seinerzeit mit dem Blick aus der damaligen Anfangsphase heraus erfolgt. Die Dauer der pandemischen Lage wurde weitgehend unzureichend eingeschätzt. Tenor war ganz überwiegend, dass von einigen Monaten bis zu einem halben Jahr ausgegangen wurde. Dies wurde durch im Mai 2020 zunächst deutlich sinkende Fallzahlen als zutreffend beurteilt.

 

Bereits zu Beginn wurden einige sehr wichtige Entscheidungen für die Organisation getroffen und mit entsprechenden Maßnahmen umgesetzt. Dazu gehört neben der Tätigkeit des Krisenstabes erstmals in der Historie der Kreisverwaltung die Einrichtung einer betrieblichen bzw. internen Pandemiegruppe, die seither regelmäßig per Telefonkonferenz tagt und über alle notwendigen internen Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes bei gleichzeitiger Sicherstellung eines möglichst hohen Infektionsschutzes berät und Entscheidungsvorschläge für die Veraltungsleitung erarbeitet. Ebenfalls in der Anfangsphase wurden für alle Abteilungen die Kernprozesse identifiziert und nach verschiedenen Stufen priorisiert und diesen Prozessen das jeweilige Personal zugeordnet. Damit war es möglich, Personal aus den Prozessen, die aufgrund der Priorisierung unter dem seinerzeitigen Blick für ein paar Monate zurückgestellt werden konnten, zur Unterstützung in das Gesundheitsamt zu entsenden. In den ersten Monaten (Phase 1 von 03/20 bis 09/20) betraf dies bereits bis zu 80 Unterstützungskräfte. Diese wurden jedoch nicht zu 100% dem Gesundheitsamt zugeordnet, sondern die Inanspruchnahme durch das Gesundheitsamt sollte nur in dem lagebedingt erforderlichen Umfang erfolgen. Weitere Unterstützung erfolgte auf gleicher Basis für das Infotelefon der Kreisverwaltung. Zudem flossen seither dauerhaft entsprechende Ressourcen aus dem Haus in die intensive Arbeit des Krisenstabes.

 

Im Sommer 2020 zeichnete sich bereits die Verschärfung der pandemischen Lage ab. Daher war allen Beteiligten klar und wichtig, für den Einsatz zukünftig eine höhere Verbindlichkeit sicherzustellen. Zuvor waren Unterstützungskräfte z.T. kurzfristig und ohne Abstimmung in ihre Abteilungen zurückgekehrt, sobald dies dort erforderlich schien.

 

Daher erfolgte bereits ab dem 01.10.2020 die Organisation der Unterstützung im Wege formaler Teilumsetzungen (lagebedingter Einsatz bis zu 100%). Diese wurden dem Personalrat zur Zustimmung vorgelegt und entsprechende Verfügungen zur Teilumsetzung wurden erlassen. Die Rückkehr von Unterstützungskräften in ihre Abteilung ist seither nur möglich, wenn entsprechender Ersatz gemeldet wird.

 

Damit konnte ein hohes Maß an Flexibilität für das Gesundheitsamt bei gleichzeitiger Verfügbarkeit in Zeiten der Nichtinanspruchnahme in der eigentlichen Abteilung sichergestellt werden. Die genaue Einsatzplanung sowie die faktische Heranziehung der formal bereits teilumgesetzten Kräfte erfolgten lagebedingt direkt durch das Gesundheitsamt.

 

Die Entscheidungen wurden jeweils für 6 Monate getroffen, also

 

-          1. Phase 03/20-09/20 (s.o. noch ohne formelles Verfahren),

-          2. Phase 10/20-03/21,

-          3. Phase 04/21-09/21,

-          4. Phase 10/21-03/22.

 

Ab Herbst 2020 wurden die Kreise verpflichtet, zusätzlich die Koordination (z.B. Genehmigung und Kostenabwicklung) der Teststellen im Kreisgebiet sicherzustellen.

 

Dazu kam dann ab ca. 11/20 die Verpflichtung für die Kreisverwaltung binnen ca. 4 Wochen ein Impfzentrum zu errichten. Die personellen Ressourcen für die Leitung und den Betrieb dieser Einrichtung musste durch die Kreisverwaltung sichergestellt werden.

 

In diesem Zusammenhang wurden weitere Mitarbeiter*innen für diverse insbesondere zentrale Funktionen in das Impfzentrum umgesetzt, entweder zu 100% oder wieder im Rahmen einer Teilumsetzung. Hierbei handelte es sich zum Teil um verantwortungsvolle Aufgabenstellungen (z.B. Objektleitung), welche den Einsatz entsprechend qualifizierter Kräfte des gehobenen Dienstes erforderlich machte.

 

Das Impfzentrum wurde aufgrund einer Entscheidung der Landesregierung NRW am 30.09.2021 geschlossen und bis zum 31.10.2021 (trotz deutlicher Anmeldung von Bedenken seitens des Kreises Soest) abgewickelt. Die Zwischenlösung einer mobilen Impfeinheit wurde etabliert mit insgesamt 9 zum Teil ebenfalls internen Kräften.

 

Anfang November 2021 wurde dann durch das Land wiederum die Entscheidung getroffen, zentrale Impfeinrichtungen kurzfristig als Impfstellen wieder zu betreiben. Einziger Unterschied ist, dass die Kreisverwaltung nunmehr auch für die Stellung der medizinischen Ressourcen zuständig wurde. Der ursprünglich bis zum 28.02.2022 geplante Betrieb dieser Einrichtung wurde zwischenzeitlich grundsätzlich bis zum 31.12.2022 verlängert.

 

Hierbei ist zu erwähnen, dass in den Phasen des Auf- bzw. Abbaus ganz erhebliche zusätzliche interne Ressourcen über viele Abteilungen der Verwaltung abgefordert wurden (dazu sh. Ziffer IV.1).

 

 

 

 

  1. Umfang der internen Unterstützung

 

Gesundheitsamt und Infotelefon:

 

-          1. Phase:  bis zu 80 Mitarbeiter*innen

-          2.-4. Phase:  jeweils bis zu 120 Mitarbeiter*innen

 

Impfen:

 

-          14.12.2020 bis 30.09.2021 Impfzentrum  15 Mitarbeiter*innen

-          01.10.2021 bis lfd.  KoCI   3 Mitarbeiter*innen

-          01.12.2021 bis lfd.  Impfstelle  10 Mitarbeiter*innen

 

Koordinierung Teststellen:

 

-          01.11.2020 bis lfd.   4 Mitarbeiter*innen je ca. 50%

 

 

Die genauen auf die Unterstützungstätigkeit entfallenden Stunden sind im Einzelfall sehr komplex zu ermitteln und können daher im Detail hier nicht dargestellt werden. Aufgrund der konzeptionell angelegten Flexibilität reicht die Unterstützung von sehr geringen Inanspruchnahmen im Einzelfall bis zu einem Grad von bis 100% Unterstützung.

 

 

 

  1. Problemstellungen

 

  1. Mehrbelastungen der zentralen Abteilungen

 

Neben der nachvollziehbar am stärksten betroffenen Abteilung Gesundheit sind jedoch insbesondere die zentralen Organisationseinheiten ebenso erheblich von den zusätzlichen Anforderungen mit einer hohen qualitativen und quantitativen Beanspruchung tangiert. Die Darstellung der Themen im Folgenden ist dabei nicht abschließend.

 

Abteilung 10 IT und Verwaltungsdigitalisierung:

 

Themen:

Unterstützung der Prozesse in Abteilung Gesundheit, Aufbau eines zentralen Anlaufpunktes (ZAP), Einrichtung von Arbeitsplätzen für zusätzliche, befristete Aushilfskräfte, Sicherstellung der technischen Verfügbarkeit mobilen Arbeitens im Homeoffice, EDV-Einrichtung Impfzentrum und Impfstelle

 

Abteilung 11 Personal und Lohnstelle

 

Themen:

Verantwortliche Sicherstellung aller relevanten Entscheidungen und Prozesse im Zusammenhang mit den Teilumsetzungen interner Kräfte, Einstellung (Auswahl, Mitbestimmungsverfahren, Arbeitsverträge, Zahlbarmachung, Verlängerungen von Verträgen, Beendigungen, etc.) von über 100 zusätzlichen externen Unterstützungskräfte für alle unter II. und III. dargestellten Bereiche.   

 

 

 

 

Abteilung 18 Personalentwicklung

 

Themen:

Unterstützung durch verfügbare Auszubildende, Maßnahmen der Personalentwicklung, Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM)

 

Abteilung 20 Finanzwirtschaft

 

Themen: 

Rechtskonforme Behandlung aller durch Corona bedingten Aufwände und sonstigen Aspekte

 

 

Abteilung 30 Recht und Kommunalaufsicht

 

Themen: 

Intensive rechtliche Unterstützung des Krisenstabes sowie der Abteilung Gesundheit bei extrem hoher Rechtssetzungsdichte

 

Abteilung 65 Immobilien und Kreisarchiv

 

Themen: 

Errichtung des ZAP, Sicherstellung der erforderlichen Materialausstattung (z.B. Masken, Tests, Desinfektionsmittel etc.), Raumplanung und Einrichtung für zusätzliche Kräfte (z.B. Bundeswehr, Containment Scouts, befristete externe Unterstützungskräfte in Gesundheit), Telefonie

 

 

  1. Mehrbelastung der anderen Abteilungen

 

Neben den beschriebenen direkten Belastungen ergibt sich aber durch die hohen Zahlen an internen Unterstützungskräften auch in allen anderen Abteilungen sofern diese Unterstützungskräfte stellen mussten erhebliche, mittelbare, zusätzliche Belastungen. Dabei geht es in erster Linie um die Aufgaben, die nicht, nicht im erforderlichen Umfang oder nicht in der erforderlichen Qualität erbracht werden konnten und noch immer können. Teilweise handelt es sich auch um Kombinationen dieser Defizite. Dabei ist zu unterscheiden zwischen Aufgaben, die vollständig liegen geblieben sind (z.B. Anträge) oder solchen Aufgaben, die regelmäßig aufgrund entsprechender Verpflichtung wahrgenommen werden müssen.

 

Im Ergebnis ist festzuhalten, dass nach Außen auch aufgrund der Priorisierung bereits zu Beginn der Pandemie kaum wahrnehmbare Defizite in der Erbringung der Dienstleistung festzustellen sind. Der „Preis“ dafür ist aber in Form liegengebliebener interner Prozesse, Projekte, Aktualisierungen, Berichtspflichten und Innovationen immer deutlicher zu erkennen. Dazu kommt aber, dass dies einher geht mit der Erkenntnis, dass bestimmte gesetzliche oder vertragliche Verpflichtungen wie beschrieben nicht in der Menge und Qualität erledigt werden konnten, wie es dem Selbstverständnis der Kreisverwaltung Soest entspricht.  

 

 

 

 

 

  1. Mehrbelastung der Mitarbeiter*innen

 

Durch die bereits erwähnten internen Maßnahmen zum Infektionsschutz sowie aufgrund der Besonnenheit und des Verantwortungsbewusstseins der Mitarbeiter*innen sind bislang weder strukturelle Infektionen mit Bezug zur Organisationseinheit zum Problem geworden, noch gab es eine kritische Krankenquote (diese liegt übrigens seit Beginn der Pandemie regelmäßig unter dem Durchschnitt der vorpandemischen Zeit!).

 

Zentral sind aber die sich immer deutlicher abzeichnenden negativen Auswirkungen auf die Mitarbeiter*innen. Dabei ist kaum ein Unterschied zu erkennen, ob die Personen direkt zur Unterstützung eingesetzt sind, oder ob sie die Arbeit derjenigen z.T. mit erledigen.  

 

Es ist eine sehr hohe Belastung dieser Mitarbeiter*innen durch die Beanspruchung in zwei Arbeitsbereichen dem Gesundheitsamt sowie in der originären Abteilung festzustellen. Auch hier lag dieser Entscheidung immer wieder die Annahme zugrunde, dass sich die pandemische Lage und somit die Belastung nach dem nächsten Zyklus bzw. der nächsten Welle bzw. nach dem Winter bzw. nachdem Impfstoffe zur Verfügung stehen, verringern würde.

 

Aufgrund weiterer Förderzusagen des Landes NRW ist es durch befristete Einstellung von zusätzlichen externen Unterstützungskräften weitgehend möglich, die dargestellten Umsetzungen interner Kräfte über den 31.03.2022 hinaus nicht verlängern zu müssen.

 

Anzumerken ist, dass neben dem weiter unverändert notwendigen Einsatz interner Ressourcen im Krisenstab, der Telefonie, der Koordinierung der Testzentren sowie der Objektleitungen der Impfstelle eine Verstärkung des Gesundheitsamtes mit (zunächst) 3 Mitarbeiter*innen zur Bewältigung der Aufgaben im Zusammenhang mit der Umsetzung der einrichtungsbezogenen Impfpflicht geboten ist.

 

Erkennbar kommt aktuelle eine weitere Belastung auch interner Ressourcen aufgrund der Auswirkungen des Krieges in der Ukraine auf die Kreisverwaltung zu. Dabei wird es insbesondere um die Fragen von Registrierung und Unterbringung gehen. Hier können derzeit jedoch noch keine belastbaren Prognosen zum Umfang der Auswirkungen auf die personellen Ressourcen beziffert werden.

 

  1. Umgang mit Überstunden, (Rest-)Urlaub etc.

 

a)      Die Stände der Urlaubskonten der Mitarbeiter*innen bewegen sich nach wie vor auf hohem Niveau.

 

Dabei wurde diesem Umstand dadurch Rechnung getragen, dass bei Tarifbeschäftigten die Übertragungszeiträume übertariflich verlängert wurden. Ansprüche aus dem Urlaubsjahr 2020 konnten daher im Jahr 2021 über den 31.03.2021 hinaus bis zum 30.09.2021 angetreten werden. Für Ansprüche aus dem Jahr 2021 ist eine Inanspruchnahme in 2022 bis zum 30.06.2022glich. Beabsichtigt ist, hinsichtlich der Urlaubsansprüche des Jahres 2022 zur tariflichen Übertragungsmöglichkeit bis zum 31.03.2023 (bzw. wie in der Vergangenheit aufgrund der jeweiligen Lage der Osterferien zum 30.04.2023) zurückzukehren.

 

 

Bei Beamt*innen beträgt der gesetzliche Übertragungszeitraum 15 Monate nach Urlaubsjahr (also Urlaub aus 2020 kann bis zum 31.03.2022 in Anspruch genommen werden). Daher ergeben sich hier keine weiteren Regelungsbedarfe.

 

Zum 31.12.2021 ergeben sich folgende Resturlaubsstände:

 

 

 

 

Resturlaubstage insgesamt:  14.030 Tage

Pro Mitarbeiter*in:      10,23 Tage

(Hinweis: Keine Unterscheidung zwischen Voll- und Teilzeit)

 

 

 

b)      Bei dem Stundenkonto (Arbeitszeitkonto) wurden die verpflichtenden Regelungen der Dienstanweisung Arbeitszeit zum Punkt Rückführungsvereinbarung unter Zugrundelegung des „Ampelmodells“ bereits seit 2020 ausgesetzt. Mitarbeiter*innen haben seither die Möglichkeit, sich entsprechende Stunden unbürokratisch auszahlen zu lassen. Davon wird in einem eher geringen Umfang Gebrauch gemacht.

 

Zum 31.12.2021 stellt sich Situation wie folgt dar:

 

 

Mitarbeiter*innen

1.371 Personen

Stände Arbeitszeitkonto insgesamt:

91.508,71 Std

Pro Mitarbeiter*in

66,75 Std.

 

 

 

 

 

 

 

 

c)       Im Vergleich des Stundenkontos von 2019 an ist erkennbar, dass ein deutlicher Anstieg in den Jahren 2020 und 2021 zu verzeichnen ist:

 

Stichtag

Stunden Arbeitszeitkonto

Prozentuale Steigerung zum Vorjahr

31.12.2019

54.841,99 Stunden

 

31.12.2020

80.341,47 Stunden

+ ca. 46,5 %

31.12.2021

91.508,71 Stunden

+ ca. 13,9 %

 

 

 

 

 

 

 

 

d)      Mit den Beteiligungsgremien finden bereits Gespräche zu Möglichkeiten und Lösungen statt, wie diese Konten zurückgeführt werden können. Hierbei stehen die Aspekte der Verpflichtung, den Dienstbetrieb weiterhin aufrecht halten zu müssen sowie die Fürsorgepflicht zur Gesunderhaltung der Mitarbeiter*innen im Fokus.  

 

 

 

  1. Fazit/Ausblick

 

Aufgrund der komplexen Krisenlage(n) gibt es keine einfachen Patentrezepte, unter Berücksichtigung aller Einflussfaktoren Lösungen zu schaffen.

 

Es wird insgesamt tendenziell viele differenzierte Lösungsansätze geben müssen, um einerseits dem Dienstleistungsauftrag der Kreisverwaltung weiterhin gerecht werden zu können und andererseits ausreichende (in Qualität und Quantität) personelle Ressourcen zur Verfügung zu haben. Voraussetzung dafür ist aber unabdingbar auch und gerade die Gesundheit der Mitarbeiter*innen.

 

Betroffen sind von diesen Fragestellungen selbstverständlich auch weiterhin die kritischen Blicke auf Prozesse.

 

Prognostisch wird der Veränderungsbereitschaft und -fähigkeit sowie der Resilienz der Kreisverwaltung in der Zukunft insgesamt eine hohe Bedeutung zukommen. Dies gilt insbesondere für die entscheidende Größe – die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.