Vorlage - 163/2021  

Der JHA und POE nehmen die Berichterstattung zur Organisationsentwicklung des Instituts IN/S/O eG zustimmend zur Kenntnis.

Die Verwaltung wird beauftragt,

1. die Empfehlungen zur Organisationsstruktur, welche ohne personellen Mehraufwand zu realisieren sind, umgehend umzusetzen,
2. die gebotenen Anpassungen im Bereich der digitalen Infrastruktur für die untersuchten Bereiche umzusetzen,
3. Kompensationsmöglichkeiten zum befundeten personellen Mehrbedarf aufzuzeigen und im Rahmen einer konsequenten Prüfung

a)      die Leistungen zu identifizieren, die auch von freien Trägern wahrgenommen werden können, weil sie nicht hoheitlicher Art sind,

b)      darzulegen, mit welchem Kostenaufwand bei der Verlagerung an freie Träger zu rechnen ist,

c)      bis zum nächsten JHA ein entsprechendes Konzept vorzulegen, aus welchem auch der zeitliche Rahmen der möglichen Realisierung ersichtlich ist.

Zusammenfassung

Auf Grund des gesetzlich bestehenden Wächteramtes und der daraus resultierenden Garantenstellung des Kreisjugendamtes ist es zwingend notwendig, das Kreisjugendamt Soest unter Berücksichtigung des § 79 Abs. 3 SGB VIII ausreichend auszustatten.

Der Bericht zur Organisationsentwicklung des Institutes IN/S/O eG aus Köln empfiehlt sowohl eine veränderte Aufbauorganisation als auch einen erweiterten Personalbedarf auf Basis definierter Kernprozesse zur fachlich gebotenen, rechtssicheren und wirtschaftlichen Bearbeitung der Leistungen.

Die Entlastung der Führungskräfte und die damit einhergehende Intensivierung der Fallsteuerung sowie die Weiterentwicklung der Jugendamtssoftware mit dem Ziel dies integrierten Fach- und Finanzcontrollings soll darauf abzielen, positive Auswirkungen hinsichtlich der Fall- und Kostenentwicklung zu erreichen.

Das Gutachten wird von IN/S/O eG, Herrn Hastrich, in der Sitzung vorgestellt.

Sachdarstellung

Am 18. Februar 2013 hatte Herr Kreisdirektor Lönnecke im Jugendhilfeausschuss, auf dessen Wunsch, zur personellen Situation im Kreisjugendamt berichtet. Er verwies in seinen Ausführungen auf die schwierige personelle Situation in den vergangenen Jahren, welche geprägt war von Stellenvakanzen, hoher Fluktuation des Personals und dem hohen Krankenstand im Regionalen Sozialen Dienst (RSD).  Er stellte die Besonderheit der Garantenstellung des Kreisjugendamtes für das Wohl von Kindern und Jugendlichen dar und führte aus, dass nach Vergleichen mit anderen Kreisen eine gute Personalisierung sich positiv auf die Fallzahlen und Kostenentwicklung auswirken könne. Er begrüßte u.a. die Einführung der weiteren Kernprozesse und des Hilfeplanverfahrens. Zudem sicherte er zu, dass 3 zusätzliche Stellen zum 01. März 2013 befristet für zwei Jahre besetzt werden sollten. Nach Ablauf von 1,5 Jahren sollte die Gesellschaft für Beratung sozialer Innovation und Informationstechnologie in Münster (GEBIT Münster GmbH & Co KG) mit einer Stellenbemessung beauftragt werden, um den dann tatsächlichen Personalbedarf zu ermitteln.

Am 28. April 2014 wurde die GEBIT Münster GmbH & Co KG mit der Durchführung einer Organisationsuntersuchung beauftragt. Ziel dieser Beauftragung war, den Personalbedarf im Jugendamt unter Berücksichtigung dessen gesetzlicher Garantenstellung zu ermitteln.

Die Ergebnisse dieser Untersuchung wurden am 02. März 2015 im Jugendhilfeausschuss präsentiert. Hierbei wurde dargestellt, dass für den RSD und den Bereitschaftsdienst insgesamt 24,5 VZÄ (Vollzeitäquivalenten) notwendig sind, um eine ordnungsgemäße Bearbeitung der Fälle zu gewährleisten. Für das Team Kindeswohl wurde ein Bedarf von 4 VZÄ festgestellt.

In der Folgezeit zwischen 2015 und 2019 wurde der Organisationsvorschlag der GEBIT Münster stufenweise umgesetzt, wobei die Mitarbeiter*innenstärke von 24,5 VZÄ aufgrund von längerfristigen Krankheiten, Schwangerschaften und sonstigen Vakanzen faktisch nie erreicht wurde. Es kam erneut zu Überlastungsanzeigen durch die Mitarbeiter*innen. Erst im Juni 2019 konnte die Stelle der Sachgebietsleitung Soziale Dienste besetzt und das Gutachten final umgesetzt werden.

Ende 2019, insbesondere nach den Vorfällen in Lügde und Bergisch Gladbach, wurde das Institut für Sozialplanung und Organisationsentwicklung (IN/S/O eG) aus Köln mit einer Organisationsuntersuchung beauftragt.

Das Institut für Sozialplanung und Organisationsentwicklung wurde 1995 von Mitarbeiter*innen der Arbeitsgruppe Jugendhilfeplanung am Lehrstuhl für Sozialplanung der Universität Essen zusammen mit Führungskräften aus der freien und öffentlichen Wohlfahrtspflege als Verein gegründet. Durch das Institut wurde in den vergangenen Jahren eine Vielzahl von Jugendämtern untersucht und gutachterliche Empfehlungen zu rechtssicheren und fachlich gebotenen Leistungsprozessen sowie dem sich daraus ergebenden Personalbedarf unterbreitet. Viele davon in NRW und Bayern sowie dem übrigen Bundesgebiet. Auf Grund der ausgeprägten Untersuchungserfahrung hat IN/S/O eG ein anerkanntes und evaluiertes Referenzsystem für die Qualitätsentwicklung der kommunalen Jugendämter entwickelt und stetig verfeinert. Dabei wird bei den jeweiligen Untersuchungen die fachlich gebotene Qualität unter Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen und der kommunalen Gegebenheiten dargestellt. Zudem werden fachliche, rechtliche, organisatorische und wirtschaftliche Perspektiven verknüpft und so eine nachhaltige und qualitative Fallsteuerung aufgezeigt.

Bereits zum 01. Juni 2013 waren die überarbeiteten Leistungs- und Kernprozesse im RSD des Kreisjugendamtes aufgrund der Vorgaben des Bundeskinderschutzgesetzes von Januar 2012, in Kraft gesetzt worden. Diese Anpassung war erforderlich, um den neuen gesetzlichen Vorgaben, wie z. Bsp. die unbedingte Inaugenscheinnahme von Kindern und Jugendlichen, als auch das rechtssichere und fachwissenschaftlich gebotene Handeln zu gewährleisten.

Das Institut IN/S/O eG konnte in seiner Untersuchung auf die bereits vorliegenden Kernprozesse zurückgreifen und führt in seiner zusammenfassenden Bewertung aus, dass dadurch ein beträchtlicher Teil der Anforderungen zur Qualitätsentwicklung gem. § 79a SGB VIII bereits durch eigene Anstrengungen erfüllt war.

Das Institut IN/S/O eG sollte die folgenden Teilbereiche des Kreisjugendamtes untersuchen:

• den Regionalen Sozialdienst (RSD),
• den Kindeswohldienst,
• die Jugendhilfe im Strafverfahren,
• die Pflegekinderhilfe,
• die Wirtschaftliche Jugendhilfe und
• die Amtsvormundschaften/Pflegschaften.

Zielstellung war:

      Fachliche und wirtschaftliche Optimierungsmöglichkeiten für die Arbeitsabläufe zu identifizieren,

      den notwendigen Personalbedarf auf Grundlage der optimierten Prozesse zu ermitteln sowie

      eine Methode zur nachhaltigen Personalbemessung aufzuzeigen.

Die Untersuchung der Aufbauorganisation sollte:

• Optimierungspotentiale auf der Basis der vorliegenden Prozessbeschreibungen aufzeigen sowie
• die Beschreibung der Entwicklungsmöglichkeiten der Aufbauorganisation des Jugendamtes.

Im Untersuchungszeitraum wurden in jedem untersuchten Bereich die IST-Prozesse mit dem gebotenen Standard abgeglichen und in entsprechende SOLL-Prozesse umgewandelt. Unter Berücksichtigung der erfassten systembezogenen Leistungen und der Ermittlung der Häufigkeit der Arbeitsvorgänge/Teilprozesse wurde der jeweilige Personalbedarf für die einzelnen Prozesse ermittelt.

Der nun vorliegende Bericht zur Organisationsuntersuchung der Abteilung Jugend und Familie zeigt durch seine Feststellung auf:

      die erforderlichen Qualitätsstandards sind in rechtlicher, fachlicher und wirtschaftlicher Perspektive optimiert und in einem Qualitätshandbuch dokumentiert

      die jeweiligen Schnittstellen sind optimiert

      die Aufbau- und Ablauforganisation sind analysiert und bewertet

      die geeigneten Maßnahmen zur Realisierung der Optimierungspotenziale sind beschrieben

      Bedarf und Verteilung der benötigten Personalkapazitäten sind bestimmt

      die Optionen zur Weiterentwicklung der Aufbauorganisation sind beschrieben

      Empfehlungen für die Umsetzung der Ergebnisse liegen vor.

Erste Empfehlungen im Herbst 2020 zeigten auf, dass kurzfristiges Handeln erforderlich wurde, nämlich den Kindeswohldienst in den RSD zu integrieren. Seit September 2020 bearbeiten alle Fachkräfte des RSD, gemäß der geltenden Dienstanweisung, in ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereichen Hinweise und Meldungen zu Kindeswohlgefährdungen. So werden bisherige Schnittstellen ausgeräumt und die Anzahl der Fallbearbeitungen auf alle Fachkräfte des Bereiches verteilt. Ferner können Besonderheiten und Ressourcen des Sozialraums besser genutzt werden.

Zudem wurde im Sachgebiet Soziale Dienste ein weiterer Fachdienst eingerichtet und die jeweiligen Fachkräfte den Fachdiensten neu zugeordnet. Die fachliche Steuerung durch die Fachdienstleitungen und Sachgebietsleitung kann nur erfolgen, wenn die Leitungsspanne dies zulässt.

Es wurde daher auch ein weiteres Sachgebiet „Besondere Soziale Dienste“, mit eigenständiger Sachgebietsleitung eingerichtet, in dem die gemeinsame Adoptionsvermittlungsstelle für das Kreisgebiet, die Pflegkinderhilfe, die Fachberatung Jugendbildung und Jugendförderung, die Schwangeren- und Konfliktberatung, die Frühen Hilfen und die Bearbeitung der Anforderungen für unbegleitete minderjährige Flüchtlinge angesiedelt sind.

Das Gutachten wird von IN/S/O eG, Herrn Hastrich, in der Sitzung vorgestellt.