Bürgerinformationssystem

Vorlage - 185/2020  

 
 
Betreff: Weiterführung des digitalen Sitzungsdienstes in den Gremien des Kreises Soest
Status:öffentlichVorlage-Art:Beschlussvorlage - öffentlich
  Aktenzeichen:10.24.01
Federführend:01 - Büro der Landrätin   
Beratungsfolge:
Kreistag Entscheidung
12.11.2020 
Konstituierende Sitzung des Kreistages ungeändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Die politischen Gremien des Kreises Soest führen die Arbeit im Rahmen des digitalen Sitzungsdienstes in der Wahlperiode 2020-2025 fort. Einladungen zu Sitzungen sowie die erforderlichen Unterlagen werden entsprechend den Regelungen der Geschäftsordnung für den Kreistag des Kreises Soest online abrufbar zur Verfügung gestellt.

 

Sollte ein Mitglied eines Gremiums des Kreises Soest nicht am digitalen Sitzungsdienst teilnehmen wollen, so ist dies verbindlich bis zum 31.12.2020 der Geschäftsstelle des Kreistages schriftlich mitzuteilen.

 

Zur Umsetzung des digitalen Sitzungsdienstes erhalten die Fraktionen einen zweckgebundenen Zuschuss zur Ausstattung der Fraktionsmitglieder mit mobilen Endgeräten von insgesamt 35.000 Euro. 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Höhe der gesamten finanziellen Auswirkungen:

35.000 Euro

Produkt:

01.24.01

x

Die erforderlichen Mittel sind im Produkt eingeplant.

 

Die erforderlichen Mittel sind teilweise im Produkt eingeplant, eine Deckung erfolgt durch:

 

Die erforderlichen Mittel sind nicht eingeplant.

Erläuterungen:

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Zusammenfassung

 

Mit Wirkung vom 01.01.2018 ist die digitale Gremienarbeit für alle politischen Gremien des Kreises Soest eingeführt worden. Sämtliche Unterlagen zu Sitzungen werden seit dem online im Kreistagsinformationssystem zur Verfügung gestellt. Die Mitglieder der Gremien werden hierüber per E-Mail informiert. Die Übersendung von Unterlagen sowie die Einladung zu politischen Sitzungen erfolgt nur noch im Ausnahmefall in Papierform.

 

Dieser digitale Sitzungsdienst soll auch in der Wahlperiode 2020-2025 fortgesetzt werden. Dafür erhalten die Fraktionen einen zweckgebundenen Zuschuss zur Ausstattung der Fraktionsmitglieder mit mobilen Endgeräten.


Sachdarstellung

 

Der Kreistag hat am 19.12.2017 beschlossen, die digitale Gremienarbeit für alle politischen Gremien des Kreises Soest mit Wirkung vom 01.01.2018 einzuführen. Sämtliche Unterlagen zu Sitzungen werden seit dem online im Kreistagsinformationssystem zur Verfügung gestellt. Die Mitglieder der Gremien werden hierüber per E-Mail informiert. Die Übersendung von Unterlagen sowie die Einladung zu politischen Sitzungen erfolgt nur noch im Ausnahmefall in Papierform.

 

Der digitale Sitzungsdienst soll auch in der Wahlperiode 2020-2025 fortgesetzt werden. Grundsätzlich ist es das Ziel, möglichst alle Gremienmitglieder in den Ausschüssen des Kreises Soest in den digitalen Sitzungsdienst mit einzubeziehen.

 

Gremienmitglieder, die nicht am digitalen Sitzungsdienst teilnehmen möchten, erklären bis zum 31.12.2020 schriftlich, dass sie weiterhin die Einladungen sowie die weiteren Sitzungsunterlagen in Papierform erhalten möchten.

 

Neben der Möglichkeit, die Daten und Unterlagen mittels Webbrowser im Kreistagsinformationssystem online abzurufen, besteht die Möglichkeit, die Daten auf mobilen Endgeräten (auch offline) zur Verfügung zu stellen. Dazu steht die Allris-App auf Android-, iOS- und Windows-Tablet-Geräten zur Verfügung. Eine Nutzung der App per Smartphones ist grundsätzlich wegen der schlechten Lesbarkeit ausgeschlossen.

 

Die Fraktionen erhalten für die Ausstattung ihrer Fraktionsmitglieder mit mobilen Endgeräten eine einmalige, zweckgebundene Sonderfraktionszuweisung zu Beginn der Wahlperiode. Für diesen Zuschuss stehen im Haushalt 2020 insgesamt 35.000 Euro zur Verfügung. Die nach folgender Maßgabe verteilt werden:

 

Grundlage für die Mittelverteilung ist der übliche Verteilschlüssel für die Fraktionszuwendungen. Jede Fraktion erhält danach einen Sockelbetrag sowie eine Kopfpauschale pro Fraktionsmitglied (Kreistagsmitglied), das am digitalen Sitzungsdienst teilnimmt.

 

Die Kopfpauschale wird auf 369,40 Euro festgesetzt. Dies entspricht den aktuellen Kosten für ein Standard-iPad. Der Sockelbetrag ergibt sich durch die Aufteilung der Restsumme auf die Fraktionen. Bei einer Teilnahmequote von 100% der Kreistagsmitglieder beträgt der Sockelbetrag 1.411,54 Euro.

 

 

Sockelbetrag

Kopfpauschale

Gesamt

CDU

1.411,54 €

10.343,20 €

11.754,74 €

SPD

1.411,54 €

5.171,60 €

6.583,14 €

B90/Die Grünen

1.411,54 €

4.063,40 €

5.474,94 €

FDP

1.411,54 €

1.847,00 €

3.258,54 €

BG

1.411,54 €

1.477,60 €

2.889,14 €

LINKE/SO

1.411,54 €

1.108,20 €

2.519,74 €

AfD

1.411,54 €

1.108,20 €

2.519,74 €

Summe

9.880,78 €

25.119,20 €

34.999,98 €

 

Die Fraktionen gewährleisten durch diese Regelung die Ausstattung der Gremienmitglieder mit mobilen Endgeräten im Hinblick auf die Gremienmitglieder ihrer Fraktion (Kreistagsmitglieder und Sachkundige Bürger). Dabei steht es den Fraktionen frei, den Zuschuss zweckgebunden an die Fraktionsmitglieder auszuzahlen oder eine zentrale Gerätebeschaffung auf Fraktionsebene vorzunehmen.

 

Sofern einzelne Mitglieder der Fraktion (Kreistagsmitglieder) erklären, nicht am digitalen Sitzungsdienst teilzunehmen, verringert sich die Fraktionszuwendung in entsprechender Höhe.

 

Der digitale Sitzungsdienst wird mit Beginn der Wahlperiode fortgesetzt. Aus diesem Grund sind insbesondere die neuen Kreistagsmitglieder kurzfristig, vor dem Ablauf der Frist zur Abgabe der Nichtteilnahmeerklärungen, mit mobilen Endgeräten auszustatten. Zu diesem Zweck erhalten die Fraktionen bereits vor dem Fristablauf eine Abschlagszahlung in Höhe von rund 80% des o.g. Betrages. Nachdem die Frist zur Nichtteilnahmeerklärung am 31.12.2020 abgelaufen ist, erfolgt eine Spitzabrechnung der Fraktionszuweisungen auf Basis der tatsächlichen Teilnehmerinnen und Teilnehmer am digitalen Sitzungsdienst.

 

 

Abschlagszahlung

Gesamt

CDU

9.400 €

11.754,74 €

SPD

5.200 €

6.583,14 €

B90/Die Grünen

4.400 €

5.474,94 €

FDP

2.600 €

3.258,54 €

BG

2.300 €

2.889,14 €

LINKE/SO

2.000 €

2.519,74 €

AfD

2.000 €

2.519,74 €

Summe

27.900 €

34.999,98 €