Bürgerinformationssystem

Vorlage - 044/2020  

 
 
Betreff: Umsetzungsstand Einführung der E-Akte in der Kreisverwaltung
Status:öffentlichVorlage-Art:Informationsvorlage - öffentlich
  Aktenzeichen:10.41.51.12
Federführend:10 IT und Verwaltungsdigitalisierung   
Beratungsfolge:
Ausschuss für Personal und Organisation Kenntnisnahme
17.03.2020 
19. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation - abgesagt      

Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt
Anlagen:
Organigramm Stand Einführung E-Akte  

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Höhe der gesamten finanziellen Auswirkungen:

 

Produkt:

 

x

Die erforderlichen Mittel sind im Produkt eingeplant.

 

Die erforderlichen Mittel sind teilweise im Produkt eingeplant, eine Deckung erfolgt durch:

 

Die erforderlichen Mittel sind nicht eingeplant.

Erläuterungen:

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Zusammenfassung

Grundlage sind das eGovG und das OZG, welches die Einführung der elektronischen Akte zwingend erforderlich machen. Es stellt sich nicht die Frage, „Ob“ die elektronische Akte eingeführt wird, sondern „Wie“. Basis für die elektronische Aktenführung ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches sukzessiv in den verschiedenen Organisationseinheiten der Verwaltung eingeführt wird. Im Rahmen der Einführungsprojekte werden die Kernprozesse der Organisationseinheiten aufgenommen, modelliert und auf Digitalisierungspotenziale hin überprüft. Dabei gilt es, sowohl organisatorische als auch technische Probleme zu lösen bzw. Maßnahmen zu ergreifen, um einen guten durchgängigen elektronischen Prozess zu bekommen. Verschiedene Bereiche innerhalb der Verwaltung arbeiten bereits jetzt mit der elektronischen Akte. Weitere Einführungsprojekte sind in der Durchführung, oder deren Realisierung sind für das Jahr 2020 geplant.


Sachdarstellung

Nach § 6 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz - EGovG) und des § 1 des E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen - EGovG NRW sollen Behörden ihre Akten bis zum Jahr 2023 elektronisch führen. Nach § 1 Absatz 1 Onlinezugangsgesetz (OZG) sind Bund und Länder verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale bis zum 31.12.2022 anzubieten.

Diese Rechtsvorschriften bilden die Grundlagen zur elektronischen Aktenführung beim Kreis Soest. Durch das OZG müssen in den kommenden Jahren viele verschiedene Dienstleistungen elektronisch angeboten werden. Dabei macht es keinen Sinn, nur den Bereich für die Bürgerinnen und Bürger zur Inanspruchnahme einer Dienstleistung elektronisch abzubilden. Es muss geklärt sein, was in der Verwaltung passiert, wenn eine Person eine Leistung elek-tronisch beantragt. Den Antrag auszudrucken und der Papierakte zuzuführen, wäre dabei der falsche Weg. Vielmehr muss der Gesamtprozess betrachtet werden, dass dieser ohne Medienbrüche gesamtheitlich elektronisch bearbeitet werden kann.

Dazu ist eine elektronische Aktenführung unabdingbar. Die Einführung der elektronischen Akte in der Verwaltung ist daher in vielerlei Hinsicht wichtig und sinnvoll. Zum einen müssen die rechtlichen Normen eingehalten werden, zum anderen ist es eine Chance, Verwaltungsprozesse komplett digital abzubilden, und so z.B. aktuelle Übertragungsarbeiten von Papier in eine Software abzustellen. Weitere Vorteile im Vergleich zur Papieraktenführung sind, dass die Dokumente in einer elektronischen Akte ständig und überall verfügbar sind, dass schnell Recherchen durchgeführt werden, um so eine schnelle Auskunft erteilen zu können, und weniger Platz für Akten und Ordner benötigt wird.

Im Mittelpunkt steht die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) als zen-trales System für die elektronische Aktenführung. Diese Strategie schafft zum einen Klarheit, auf der anderen Seite aber auch eine besondere Herausforderung für die Einführung und den Betrieb.

Die Festlegung auf ein IT-Verfahren bedeutet eine klare Linie: So werden keine DMS-Komponenten einzelner IT-Verfahren genutzt oder aber verschiedene DMS-Systeme an verschiedene Fachverfahren angebunden. Diese „Insellösungen“ werden durch die zentrale Strategie konsequent vermieden, so dass eine einheitliche Infrastruktur für die elektronische Akte entstehen wird.

Die besondere Herausforderung liegt in der Struktur der Kreisverwaltung als Kommunalverwaltung begründet. Im Gegensatz zu Landes- oder Bundesbehörden mit vielen gleichartigen Aufgaben werden in der Kreisverwaltung die unterschiedlichsten Aufgabenbereiche bearbeitet. Mehr als 20 Abteilungen kümmern sich um mehrere hundert verschiedene Dienstleistungsprozesse, für die wiederum rund 200 Fach-IT-Verfahren eingesetzt sind. Diese Vielzahl an IT-Verfahren wird nicht an das DMS angebunden werden können. Hier erfolgt in jedem einzelnen Projekt eine genaue Betrachtung der Prozesse und der eingesetzten IT-Verfahren. Entschieden wird dann, ob das Verfahren an das zentrale DMS angebunden wird oder möglicherweise komplett dadurch abgelöst werden kann. Dies führt neben der Prozessoptimierung perspektivisch auch zu einer Reduzierung der vorhandenen IT-Verfahren sowie des damit verbundenen Pflegeaufwands und der Kosten. Die strategisch wichtigen IT-Verfahren, die in der gesamten Verwaltung genutzt werden, zum Beispiel INFOMA als zentrales Finanzverfahren, oder LOGA als zentrales Personalverwaltungsverfahren, sowie die großen IT-Verfahren, die in Abteilungen flächendeckend eingesetzt werden, sollen an das DMS angebunden werden. Dies hat den Vorteil, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hier ihre gewohnte Arbeitsoberfläche, ergänzt durch das DMS, wiederfinden können. In der Praxis hat sich gezeigt, dass die Anbindung von Fachverfahren an das DMS durch eine sogenannte Schnittstelle durchaus problematisch ist. So kann die Fertigstellung der Schnittstelle gelegentlich ein Jahr und mehr dauern, wie aktuell im Einführungsprojekt im SG 20.03 Vollstreckung. Dabei ist die Verwaltung auf die Mitwirkung der entsprechenden Firmen angewiesen, die aber aufgrund des derzeitigen Digitalisierungsbooms nur geringe Kapazitäten für Schnittstellenanpassungen haben.

Daneben machen aktuell noch verschiedene Rechtsnormen die Einführung einer durchgängig elektronisch geführten Akte schwierig. So gibt es z.B. im Bereich Kataster eine Rechtsnorm, die das Vorhalten von analogen Daten, also Papierdokumenten, vorsieht. Hier müssen verschiedene organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um den Prozess möglichst gesamtheitlich elektronisch abzubilden.

Neben diesen vielen strukturellen technischen Änderungen bedeutet die Einführung eines zentralen DMS aber vor allen Dingen organisatorische Veränderungen. Aus diesem Grund ist die Projektleitung für die zentrale Einführung des DMS im Sachgebiet Organisation angesiedelt. Im Rahmen der Einführung gilt es daher, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv in die Umstellung von der papiergebundenen auf die elektronische Akte einzubeziehen. Hierbei geht es darum, die „Papierwelt“ nicht 1:1 elektronisch abzubilden, sondern in sinnvolle und optimierte elektronische Prozesse einzubetten. Jedem Einführungsprojekt geht daher eine Prozessanalyse voraus. Dabei werden die Kernprozesse einer Organisationseinheit aufgenommen und auf Digitalisierungspotenziale hin überprüft.

Um den gesamten Lebenszyklus der Dokumente abzubilden, muss der Postverkehr digitalisiert werden. Hierzu wurde im September 2017 die zentrale Scanstelle in Betrieb genommen. Hier wird aktuell für das Sachgebiet 50.02 Hilfe zur Pflege die Papierpost gescannt und in digitaler Form weitergegeben. In Kürze soll die Abteilung 30 Recht und Kommunalaufsicht sowie das Sachgebiet 20.03 Vollstreckung an die zentrale Scanstelle angeschlossen werden.

Oberstes Ziel ist aber, möglichst Posteingänge in Papierform zu umgehen. Gerade die Kommunikation mit anderen Behörden sollte möglichst elektronisch erfolgen. Aber auch im Hinblick auf das Onlinezugangsgesetz wird sich in Zukunft die Kommunikation zwischen Bürgerinnen/Bürger und der Verwaltung auf elektronischem Wege abspielen.

Aktuell arbeiten bereits verschiedene Abteilungen mit der elektronischen Akte. Viele Einführungsprojekte laufen derzeit, bzw. sind für das Jahr 2020 geplant. Eine Übersicht ist aus der Anlage ersichtlich. In der Übersicht wird zwischen der Einführung von Fall- und Sachakten unterschieden. Eine Fallakte ist z.B. die Akte des Hilfeempfängers, welcher einen Antrag auf Hilfe zur Pflege gestellt hat. Sachakten sind eher allgemein gehaltene Akten wie z.B. die Akte für die Dienstbesprechungsprotokolle oder interner Schriftverkehr.

In der Abteilung 11 Personal und Lohnstelle werden seit dem 02.07.2019 alle nicht der Personalakte zugehörigen Angelegenheiten, wie z.B. allgemeine Arbeitszeitregelungen, Dokumente für den Personalbericht, Vorlagen für den Personalrat, Unterlagen für das Personalkostenmanagement etc. in der elektronischen Akte geführt. Eine Anbindung der Personalakten an das DMS erfolgt in einem separaten Projekt.

In der Abteilung 66 in den Bereichen Unfall und Verkehrsordnungswidrigkeiten wiederum ist eine elektronische Akte für die Fallbearbeitung seit ca. zehn Jahren im Einsatz (Fallakten). Hier werden die Sachakten derzeit noch in Papierform geführt. Eine Anbindung der Sachakten an das DMS ist für das Jahr 2020 geplant.

Die Auswahl der geplanten Einführungsprojekte im Jahr 2020 erfolgte zum einen aufgrund des Neubaus am Senator-Schwartz-Ring und zum anderen sollen zukünftig nur noch ganze Abteilungen komplett an die elektronische Akte angeschlossen werden. Dies hat den Vorteil, dass der Posteingangsprozess über die zentrale Scanstelle optimal läuft und die Automatisierung eines Geschäftsprozesses (Workflow) über das DMS abgebildet werden kann.