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Vorlage - 195/2018  

 
 
Betreff: Stellenplan des Kreises Soest für das Haushaltsjahr 2019
Status:öffentlichVorlage-Art:Beschlussvorlage - öffentlich
Federführend:11 Personal und Lohnstelle   
Beratungsfolge:
Ausschuss für Bau-, Straßenwesen und Immobilien Vorberatung
12.11.2018 
17. Sitzung des Ausschusses für Bau-, Straßenwesen und Immobilien ungeändert beschlossen   
Ausschuss für Bildung, Integration, Schule und Sport Vorberatung
14.11.2018 
15. Sitzung des Ausschusses für Bildung, Integration, Schule und Sport ungeändert beschlossen   
Ausschuss für Soziales Vorberatung
15.11.2018 
14. Sitzung des Ausschusses für Soziales      
Ausschuss für Gesundheit Vorberatung
20.11.2018 
15. Sitzung des Ausschusses für Gesundheit geändert beschlossen   
Ausschuss für Umwelt, Veterinärwesen und Verbraucherschutz Vorberatung
21.11.2018 
13. Sitzung des Ausschusses für Umwelt, Veterinärwesen und Verbraucherschutz ungeändert beschlossen   
Jugendhilfeausschuss Vorberatung
22.11.2018 
18. Sitzung des Jugendhilfeausschusses ungeändert beschlossen   
Ausschuss für Ordnungsangelegenheiten und Rettungswesen Vorberatung
26.11.2018 
16. Sitzung des Ausschusses für Ordnungsangelegenheiten und Rettungswesen geändert beschlossen   
Ausschuss für Regionalentwicklung Vorberatung
27.11.2018 
16. Sitzung des Ausschusses für Regionalentwicklung ungeändert beschlossen   
Ausschuss für Personal und Organisation Vorberatung
28.11.2018 
15. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation geändert beschlossen   
Kreisausschuss Vorberatung
06.12.2018 
20. Sitzung des Kreisausschusses geändert beschlossen   
Kreistag Entscheidung
13.12.2018 
21. Sitzung des Kreistages geändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt
Anlagen:
Anlage 1 - Beamte  
Anlage 2 - Beschäftigte  
Anlage 3 - Stellungnahme PR  
Anlage 4 - Stellungnahme GB  

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Der Stellenplan des Kreises Soest für das Haushaltsjahr 2019 wird in der vorliegenden Fassung beschlossen und in der vorgeschriebenen Form dem Haushaltsplan als Anlage beigefügt.

 

Der vorhandene 1,5 kw-Vermerk in der Abteilung Immobilien und Kreisarchiv, SG Poststelle sowie der 0,3 kw-Vermerk in der Abt. Straßenwesen, SG Verkehrsordnungswidrigkeiten werden aufgehoben.

 

Soweit im Stellenplan der Vermerk „künftig wegfallend (kw)“ angebracht ist, dürfen frei werdende Stellen dieser Besoldungs-/Entgeltgruppe nicht mehr besetzt werden.

 

Die mit dem Vermerk „künftig umzuwandeln (ku)“ ausgewiesenen und frei werdenden Stellen dieser Besoldungs-/Entgeltgruppe sollen in Stellen niedrigerer Gruppen umgewandelt werden.

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Höhe der gesamten finanziellen Auswirkungen:

s. Haushalt 2019

Produkt:

 

x

Die erforderlichen Mittel sind im Produkt eingeplant.

 

Die erforderlichen Mittel sind teilweise im Produkt eingeplant, eine Deckung erfolgt durch:

 

Die erforderlichen Mittel sind nicht eingeplant.

Erläuterungen:

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Zusammenfassung

 

Auf die Kernverwaltung ohne Rettungsdienst entfallen 811,5 Planstellen. Für den Stellenplan 2019 sind für die Kernverwaltung keine Mehrstellen eingeplant.

 

Die Entwicklung der Planstellen für die Kernverwaltung (ohne Rettungsdienst) stellt sich demnach seit 2008 wie folgt dar:

 

 

 

 

Für den Rettungsdienst ergibt sich bislang ein Stellenanteil von 257,5 Stellen. Aufgrund der Personalaufstockung in der Leitstelle (bestätigt durch ein aktuelles externes Organisationsgutachten) kommen 18,0 Mehrstellen hinzu, so dass der Stellenanteil von 257,5 Stellen in 2018 auf insgesamt 275,5 Stellen in 2019 ansteigt.

 

 

Der Stellenplan 2018 weist insgesamt 1.069,0 Planstellen, der Entwurf des Stellenplanes 2019 1.087,0 Planstellen für die Kernverwaltung und den Rettungsdienst aus.

 

Anmerkung zu den Planstellen der AHA:

Der Stellenplan für die Arbeit Hellweg Aktiv (AHA) wird nachrichtlich als Anlage im Stellenplan gesondert ausgewiesen. Im Vergleich zu 2018 mit 91,0 Stellen ergibt sich für 2019 keine Veränderung. Die 91,0 Stellen sind in der Gesamtzahl von 1.087,0 Stellen bzw. 811,5 Stellen für die Kernverwaltung für 2019 nicht enthalten. Die Personalaufwendungen und die entsprechenden Erstattungen sind im Budget der Abteilung Soziales veranschlagt.


Sachdarstellung

 

  1. Entwicklung der Planstellen

 

Für 2019 sind folgende Veränderungen in den Dezernaten eingeplant:

 

 

 

für 2018

für 2019

Differenz

Anmerkungen

 

Dezernat 01 gesamt

32,0

33,0

+1,0

+1,0 interne Verlagerung (*1.)

 

Dezernat 02 gesamt

396,0

415,0

+19,0

+18,0 Mehrstellen

+1,0 interne Verlagerung (*2.)

 

Dezernat 03 gesamt

269,5

269,5

0

 

 

Dezernat 04 gesamt

127,0

128,0

+1,0

+1,0 interne Verlagerung (*3.)

 

Dezernat 05 gesamt

244,5

241,5

-3,0

-3,0 interne Verlagerung

 

zusammen:

1.069,0

1.087,0

+18,0

 

 

 

davon:

 

 

 

 

 

Kernverwaltung

811,5

811,5

0

 

 

Rettungsdienst pp.

257,5

275,5

+18,0

 

 

zusammen:

1.069,0

1.087,0

+18,0

 

 

 

Nachrichtlich (außerhalb des Stellenplanes):

 

 

 

 

 

Arbeit Hellweg Aktiv (AHA)

91,0

91,0

0

 

 

a)      Einrichtung von Mehrstellen

 

Für 2019 ergibt sich insgesamt eine Stellenmehrung von 18,0 Planstellen. Dies erfolgt ausschließlich in der Abteilung Rettungsdienst, Feuer- und Katastrophenschutz.

 

Hier hat die Fa. Forplan aufgrund der deutlichen Veränderung im Anruf-/Einsatzaufkommen die bedarfsgerechten Tischbesetzzeiten der Einsatzleitplätze und darauf aufbauend den risikoabhängigen Personalbedarf für die Leitstelle ermittelt (siehe auch Vorlage 118/2018 für den Ausschuss für Ordnungsangelegenheiten und Rettungswesen vom 25.06.2018).

Dieses Ergebnis des Gutachtens ist mit den Krankenkassen einvernehmlich abgestimmt. Der Mehrbedarf wird überwiegend über die Rettungsdienstgebühren refinanziert.

 

b)      Interne Verlagerung von Planstellen

 

Die internen Verlagerungen sind im Wesentlichen wie folgt begründet:

(*1.): Verlagerung einer freien Stabsstelle von der Dezernatsleitung 02 in das Dezernat 01, Abteilung Büro der Landrätin für die Aufgaben der Südwestfalen-Beauftragte (Regionale 2025) sowie für das zentrale Projektmanagement.

(*2.): Verlagerung einer freien Stelle aus dem Dezernat 05, Abteilung Schulangelegenheiten (Bücherbus) in das Dezernat 02, Abteilung Bürgerdienste. Eine intern durchgeführte Organisationsuntersuchung hat hier weiteren Personalbedarf bestätigt.

(*3): Verlagerung einer freien Stelle aus dem Dezernat 05, Abteilung Schulangelegenheiten (Bücherbus) in das Dezernat 04, Abteilung Soziales. Eine intern durchgeführte Organisationsuntersuchung hat Personalbedarf im Sachgebiet Hilfe zur Pflege bestätigt.

 

 

c)      Weiteres Vorgehen bei der Personalplanung

 

Neben den unter b) intern festgestellten Mehrbedarfen haben verschiedene Abteilungen weitere Personalbedarfe angemeldet. Diese wurden für den Stellenplan 2019 ohne tiefer gehende Personal- und Aufgabenanalyse nicht berücksichtigt. Vielmehr wurde folgender Prozess einer mittelfristigen Personal- und Stellenplanung in 2018 initiiert:

 

Der demographische Wandel, der zunehmende Fachkräftemangel sowie die fortschreitende Digitalisierung stellen den Kreis Soest als Arbeitgeber vor immer größere Herausforderungen bei der Sicherstellung einer qualitativ und quantitativ anforderungsgerechten Personalausstattung.

 

Das steigende Durchschnittsalter, die aufgrund der Altersstruktur deutlich steigenden Personalabgänge bis 2035, die wachsende Konkurrenzsituation im Wettbewerb um Auszubildende, Fach- und Führungskräfte sowie sich verändernde Anforderungen an Mitarbeitende durch die zunehmende Digitalisierung erfordern einen ganzheitlichen Blick auf den Personalbestand und die notwendigen Entwicklungen. Eine mehrjährige Transparenz in der Personalplanung ist unerlässlich, um vorausschauend Maßnahmen für die Personalwirtschaft und -entwicklung abzuleiten. Nur so wird es möglich sein, weiterhin das passende Personal für die mittelfristig erforderlichen Bedarfe zu finden und längerfristig zu binden.

 

Gleichzeitig müssen zwingend alle Optimierungspotentiale (vor allem aufgrund der Digitalisierung) genutzt werden, um Prozesse zu beschleunigen bzw. zu verschlanken. Nur so sind wir in der Lage, die notwendigen Aufgaben bei geringer werdendem Fachkräfteangebot zu bewältigen.

 

Im Sommer 2018 wurde daher ein umfassender Personalanalyseprozess angestoßen, der den vorhandenen Personalbestand differenziert nach Abteilungen sowie Jobfamilien / Berufsgruppen hinsichtlich der Risiken Alter, Fluktuation, Personalbeschaffung, Wissen und die derzeitigen Personalkapazitäten bis 2030 bewertet. Ferner werden die Entwicklung der Veränderungen (externe Einflüsse) in den Abteilungen, die Möglichkeiten der Prozessoptimierung sowie die eingeschätzten Auswirkungen der Digitalisierung erfasst.

 

Hieraus werden Handlungsbedarfe abgeleitet und priorisiert, mittelfristige Veränderungen im Stellenbestand werden abgeleitet. Da die Auswirkungen der Digitalisierung in vielerlei Hinsicht noch offen sind werden hier zunächst Arbeitshypothesen erstellt, vor deren Hintergrund Aussagen zum zukünftigen Personalbedarf getroffen werden. Diese werden jährlich überprüft und ggf. angepasst.

 

Nur so ist mittelfristig erkennbar, wo Personal abgebaut werden kann und wo ggf. aufgrund gestiegener Anforderungen / Fallzahlen oder neuer Aufgaben Personalbedarfe entstehen. Dies ermöglicht es Verwaltung und Politik, unabhängig von den jährlichen Beschlüssen zu den Haushalts-/Stellenplänen längerfristig aufgrund valider Daten den Personalbestand zu steuern.

 

Die internen Analysen werden bis zum Frühjahr 2019 abgeschlossen sein. Zusammen mit der Verwaltungsleitung werden Handlungsbedarfe priorisiert und geeignete Maßnahmen abgestimmt. Die Ergebnisse werden in der Strategieklausur im Mai 2019 eingehend erörtert.

 

Der Personal- und Organisationsausschuss erhält im Juni 2019 eine umfassende Vorlage zur strategischen Personal- und Stellenplanung. Dieser nunmehr initiierte Prozess wird jährlich aktualisiert und dient der Politik als Grundlage für längerfristige Weichenstellungen.

 

 

  1. Aufhebung von kw-Vermerken

 

Aufgrund der von der Fa. b.i.t.consult in 2008 erstmalig entwickelten E-Government-Umsetzungs-strategie wurde in der Abteilung Straßenwesen im Sachgebiet Verkehrsordnungswidrigkeiten erstmalig im Haus eine elektronische Akte verbunden mit externem Scannen der Eingangspost eingeführt. Im Zusammenhang mit diesem Umsetzungsprozess hat die Fa. b.i.t.consult ein Einsparpotential in der Poststelle sowie in der Sachbearbeitung prognostiziert. Daher wurden im Sachgebiet kaufmännische Immobilien 1,5 kw-Vermerke und im SG Verkehrsordnungs-widrigkeiten 1,8 kw-Vermerke eingerichtet.

Inzwischen sind die Prozesse in diesem Bereich valide eingeführt und optimiert. Im SG Verkehrsordnungswidrigkeiten konnten im Laufe der Jahre 1,5 Planstellen eingespart und somit 1,5 kw-Vermerke realisiert werden. 0,3 kw-Vermerke sind derzeit noch vorhanden. In diesem Aufgabenbereich wurde zwischenzeitlich eine Stellenbedarfsanalyse durchgeführt. Im Ergebnis wurde festgestellt, dass unter Berücksichtigung der Fallzahlen und der Bearbeitungszeiten für die Hauptprozesse der jetzige Personalbestand erforderlich ist. Ein Handlungsbedarf zum weiteren Stellenabbau besteht derzeit nicht. Daher ist der noch vorhandene 0,3 kw-Vermerk zu streichen.

 

In der Poststelle konnten bisher keine Planstellen eingespart werden. Dies wird aufgrund neuerer Entwicklungen (insbesondere zur Einrichtung und Ausweitung einer zentralen Scanstelle) mittelfristig auch nicht möglich sein.

 

Insofern schlägt die Verwaltung vor, den noch vorhandenen 1,5 kw-Vermerk in der Abteilung Immobilien und Kreisarchiv, SG Poststelle sowie den 0,3 kw-Vermerk in der Abt. Straßenwesen, SG Verkehrsordnungswidrigkeiten aufzuheben.

 

 

  1. Entwicklung der Personalaufwendungen / Erstattungen für Personalaufwendungen

 

Die Entwicklung der Personal- und Versorgungsaufwendungen incl. der o.g. Stellenveränderungen stellt sich insgesamt wie folgt dar (in Mio. €):

 

 

2018

2019

Abw. zum Vj.

 

Mio€

Mio€

Mio€

in %

Personalaufwendungen

71,5

74,1

+2,6 

+3,7%

Versorgungsaufwendungen

          11,0

11,5

+0,5 

+4,5%

Bruttopersonalaufwendungen

82,5

85,6

+3,1 

+3,8%

Erstattungen (inkl. VKE)

25,1

25,4

+0,3

+1,3%

Nettopersonalaufwendungen

57,4

60,2

+2,8 

+4,8%

 

 

Die Bruttopersonalaufwendungen steigen um insgesamt 3,1 Mio. €, die Nettopersonalaufwendungen nach Abzug der Personalkostenerstattungen um 2,8 Mio. €.

 

Für 2018 wurde mit einer tariflichen Steigerung von 2,35% kalkuliert. Aufgrund des letzten Tarifabschlusses vom 18.04.2018 ergibt sich ab März 2018 eine Steigerung im gewichteten Durchschnitt von 3,19%. Ab April 2019 ergibt sich eine Steigerung im gewichteten Durchschnitt von 3,09% sowie ab März 2020 eine Steigerung von 1,06%. Im gewichteten Durchschnitt bedeutet, dass pro Entgeltgruppe und Entwicklungsstufe eine eigene prozentuale Steigerung festgelegt wurde.

 

Für die Beamten wurde für 2019 eine Besoldungserhöhung von 2,0 % ab Januar als Kalkulationsgrundlage eingerechnet.

  1. Mitwirkung des Personalrates und der Gleichstellungsbeauftragten

 

Die Stellungnahmen des Personalrates und der Gleichstellungsbeauftragten sind beigefügt.