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Vorlage - 266/2017  

 
 
Betreff: Überörtliche Prüfung des Kreises Soest 2015/2016 durch die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen; hier: Sonderprüfung Informationstechnik (IT)
Status:öffentlichVorlage-Art:Informationsvorlage - nichtöffentlich
Im Auftrag / In Vertretung:In VertretungAktenzeichen:18.02.0007-12.07.41
Federführend:18 Personalentwicklung Beteiligt:14 Rechnungsprüfung, Datenschutz und Vergabe
Beratungsfolge:
Ausschuss für Personal, Organisation und Effizienz Vorberatung
14.03.2018 
13. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation zur Kenntnis genommen   
Rechnungsprüfungsausschuss Vorberatung
22.02.2018 
Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses      
Kreisausschuss Vorberatung
15.03.2018 
17. Sitzung des Kreisausschusses zur Kenntnis genommen   
Kreistag Entscheidung
22.03.2018 
18. Sitzung des Kreistages zur Kenntnis genommen   

Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt
Anlagen:
GPA-Bericht Sonderprüfung  

 

Höhe der gesamten finanziellen Auswirkungen:

 

Produkt:

 

 

Die erforderlichen Mittel sind im Produkt eingeplant.

 

Die erforderlichen Mittel sind teilweise im Produkt eingeplant, eine Deckung erfolgt durch:

 

Die erforderlichen Mittel sind nicht eingeplant.

Erläuterungen:

 

 


Zusammenfassung

 

Die überörtliche Prüfung der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (kurz: GPA) wurde in der Zeit von September 2015 bis Dezember 2016 in der Kreisverwaltung Soest durchgeführt. Für den Aufgabenblock Informationstechnik (IT) hat die GPA in 27 Kreisen eine Sonderprüfung durchgeführt. Die Ergebnisse der Analyse der GPA werden in dem Bericht als Feststellung oder Empfehlung ausgewiesen.

 


Sachdarstellung

 

Nach § 105 Absatz 1 Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen (GO NRW) in Verbindung mit § 53 Absatz 2 Kreisordnung Nordrhein-Westfalen (KrO NRW) ist die überörtliche Prüfung Teil der allgemeinen Aufsicht des Landes über die Gemeinden/Kreise. Diese Aufgabe wird von der GPA NRW wahrgenommen, die die Kommunen auf rechtmäßiges, sachgerechtes und wirtschaftliches Handeln überprüft.

 

Die GPA hat die Kreisverwaltung Soest in der Zeit von September 2015 bis Dezember 2016 überprüft.

 

Die GPA ist wie folgt vorgegangen:

  • Zusammenstellung der erforderlichen Daten und Informationen durch die GPA
  • Abstimmung der Zusammenstellungen mit dem Kreis Soest im Hinblick auf Vollständigkeit und Richtigkeit
  • Analyse der Daten durch die GPA

 

Für die Sonderprüfung IT wurde ein interkommunaler Vergleich auf Basis der Daten des Jahres 2014 durchgeführt.

 

Die Kreisverwaltung Soest nimmt zu der Sonderprüfung IT wie folgt Stellung:

 

Vorbemerkung

Die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (kurz: GPA) stellt in der aufgabenbezogenen Personalanalyse alle Aufgaben einer Kreisverwaltung dar und ordnet das Personal den Aufgaben und in der Folge den insgesamt 130 Aufgabenblöcken zu. Basis der Personalzuordnung ist der Ist-Stand zum Stichtag 30. Juni 2014.

Für den Aufgabenblock 021 – Informationstechnik hat die GPA in 27 Kreisen eine gesonderte Prüfung der Informationstechnik vorgenommen.

 

IT-Gesamtbetrachtung

Für die Gesamtbetrachtung der IT hat die GPA zunächst die Kennzahl „IT-Kosten je Standardarbeitsplatz“ gebildet. Bei dieser Kennzahl liegt der Kreis Soest oberhalb des Mittelwerts und oberhalb des dritten Quartils.

 

 

 

 

 

Für eine detailliertere Analyse hat die GPA die folgenden fünf Aspekte untersucht:

 

  • IT-Betriebsmodell
  • IT-Steuerungssystem
  • IT-Standardarbeitsplätze je 100.000 Einwohner
  • Endgeräte je IT-Standardarbeitsplätze
  • Standorte

 

Die GPA NRW hat diese fünf Aspekte in der folgenden Grafik dargestellt und mit den übrigen Kreisen (Index) verglichen. Für die folgende Grafik gilt, dass ein außerhalb der blauen Indexlinie liegender Wert eine entlastende Wirkung auf die o.g. Kennzahl „IT-Kosten je Standardarbeitsplatz“ anzeigt. Ein innerhalb der blauen Indexlinie liegender Wert lässt eine belastende Situation für die Kennzahl erkennen.

 

 

Grafik: GPA NRW

 

  • Beim Aspekt des IT-Betriebsmodells decken sich die Einordnung des Kreises Soest und der Index.

Die GPA stellt fest, dass das vom Kreis Soest gewählte IT-Betriebsmodell der Verwaltungsführung einige Möglichkeiten bietet, um die IT effektiv gestalten zu können. Im Hinblick auf die Auswahl der IT-Leistungen ist der Kreis Soest relativ flexibel und nutzt die theoretischen Optionen des Betriebsmodells in der Praxis intensiv aus (z.B. werden in großem Umfang IT-Leistungen außerhalb des Portfolios der KDVZ Citkomm eingekauft). Für die Zukunft empfiehlt die GPA, auf eine größtmögliche Kostentransparenz und Verursachungsgerechtigkeit der Leistungen des Zweckverbandes hinzuwirken.

 

  • Der Aspekt des IT-Steuerungssystems wirkt sich belastend auf die Ausprägung der Kennzahl aus.

Prüfungsergebnis der GPA ist, dass das Steuerungssystem grundsätzlich die strategische Steuerungsebene mit entscheidungsrelevanten Informationen versorgen kann. Die GPA bemängelt jedoch, dass die Transparenz bezüglich der überdurchschnittlich vielen dezentralen IT-Stellenanteile stark verbesserungswürdig ist, da belastbare Informationen aus den dezentralen Bereichen mit IT-Stellenanteilen fehlen. Die GPA empfiehlt für die Behebung dieses Datendefizits, dass dem Kreis Soest klar sein muss, welche Personalressourcen in den einzelnen Fachbereichen mit IT-Aufgaben vorhanden sind. Eine weitere Empfehlung ist, dass die Ausweitung der Dienstleistungserbringung an Dritte geprüft werden sollte (z.B. im Rahmen interkommunaler Zusammenarbeit).

Zum Zeitpunkt der Kennzahlenabfrage durch die GPA lagen dezentral 10,28 Stellenanteile für Wahrnehmung von IT-Aufgaben bei 56 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Kreisverwaltung vor.

 

  • Die Aspekte „IT-Standardarbeitsplätze je 100.000 Einwohner“, „Endgeräte je IT-Standardarbeitsplatz“ und „Standorte“ wirken sich jeweils begünstigend auf die Ausprägung der Kennzahl aus.

Die GPA hat diesbezüglich jeweils keine Empfehlungen ausgesprochen.

 

Die GPA stellt abschließend zur IT-Gesamtbetrachtung fest, dass bei einer durchschnittlichen Anzahl dezentraler IT-Stellenanteile, der Kennzahlenwert bereits unterhalb des Mittelwerts bei etwa 4.100 € je Arbeitsplatz liegen würde (aktueller Wert: 4.798 €).

 

Handlungsfelder der IT

Das erste Handlungsfeld der IT sind die IT-Grunddienste.

 

 

Die GPA stellt fest, dass die Bereitstellung der IT-Grunddienste beim Kreis Soest zu insgesamt niedrigen Kosten erfolgt (1.446 € im Vergleich zu 1.877 €). Lediglich beim IT-Grunddienst „Druck“ ist der Aufwand höher im Vergleich zum Mittelwert, bei den übrigen drei Aufwandsmerkmalen liegen die Kosten jeweils unterhalb des Mittelwerts. Beim Merkmal IT-Standardarbeitsplätze setzt der Kreis Soest im interkommunalen Vergleich ein Minimum an Stellenanteilen ein. Diese Einordnung muss jedoch auch vor dem Hintergrund der überdurchschnittlich hohen dezentralen IT-Stellenanteile erfolgen.

 

Das zweite Handlungsfeld der IT ist die Entwicklung, Pflege und Betreuung von Fachanwendungen.

 

 

 

Die GPA stellt in diesem Handlungsfeld fest, dass die Bereitstellung der Fachanwendungen zu sehr hohen Kosten erfolgt, was in der Zuordnung der außerordentlich vielen dezentralen IT-Stellenanteile begründet liegt. Die GPA kann eine abschließende Analyse erst dann vornehmen, wenn eine entsprechende Transparenz durch den Kreis Soest hergestellt worden ist.

 

Fazit

Die gesonderte Prüfung der IT fällt grundsätzlich positiv aus. Es besteht jedoch eindeutig Handlungsbedarf im Bezug auf die Erhebung und den weiteren Umgang mit den überdurchschnittlich hohen dezentralen IT-Stellenanteilen. Daher wird kurzfristig eine Untersuchung beauftragt, um Stellen zu identifizieren, die einen überwiegenden Anteil an IT-Aufgaben haben. Nachfolgend sollen die ermittelten Stellen(-anteile) zentral der Abteilung IT zugeordnet werden. In Bezug auf eine größtmögliche Kostentransparenz und Verursachungsgerechtigkeit der Leistungen des KDVZ-Zweckverbandes müssen die Vertreter des Kreises Soest zukünftig regelmäßig hinwirken.

 

 

 

 

Anlage: GPA-Bericht Sonderprüfung IT (24 Seiten)