Bürgerinformationssystem

Vorlage - 181/2017  

 
 
Betreff: Einführung des digitalen Sitzungsdienstes in den Gremien des Kreises Soest
Status:öffentlichVorlage-Art:Beschlussvorlage - öffentlich
  Aktenzeichen:10.24.01
Federführend:01 - Büro der Landrätin   
Beratungsfolge:
Arbeitsgruppe "Digitaler Sitzungsdienst" Vorberatung
Ausschuss für Personal, Organisation und Effizienz Vorberatung
28.11.2017 
12. Sitzung des Ausschusses für Personal und Organisation ungeändert beschlossen   
Kreisausschuss Vorberatung
07.12.2017 
16. Sitzung des Kreisausschusses geändert beschlossen   
Kreistag Entscheidung
19.12.2017 
17. Sitzung des Kreistages geändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt

 

  1. Die politischen Gremien des Kreises Soest arbeiten mit Wirkung vom 01.01.2018 im Rahmen des digitalen Sitzungsdienstes. Einladungen zu Sitzungen sowie die erforderlichen Unterlagen werden online abrufbar zur Verfügung gestellt. Einzelheiten dazu werden in der Geschäftsordnung des Kreistages geregelt.

 

  1. Sollte ein Mitglied eines Gremiums des Kreises Soest nicht am digitalen Sitzungsdienst teilnehmen wollen, so ist dies verbindlich bis zum 15.01.2018 der Geschäftsstelle des Kreistages schriftlich mitzuteilen.

 

  1. Zur Umsetzung des digitalen Sitzungsdienstes erhalten die Fraktionen einen zweckgebunden Zuschuss zur Ausstattung der Fraktionsmitglieder mit mobilen Endgeräten.

 

 


 

Höhe der gesamten finanziellen Auswirkungen:

 

Produkt:

01.10.24

x

Die erforderlichen Mittel sind im Produkt eingeplant.

 

Die erforderlichen Mittel sind teilweise im Produkt eingeplant, eine Deckung erfolgt durch:

 

Die erforderlichen Mittel sind nicht eingeplant.

Erläuterungen:

 

siehe Sachdarstellung zur Wirtschaftlichkeit

 

 


Zusammenfassung

 

Mit Wirkung vom 01.01.2018 soll die digitale Gremienarbeit für alle politischen Gremien des Kreises Soest eingeführt werden.

 

Sämtliche Unterlagen zu Sitzungen werden online im Kreistagsinformationssystem zur Verfügung gestellt. Die Mitglieder der Gremien werden hierüber per E-Mail informiert. Die Übersendung von Unterlagen sowie die Einladung zu politischen Sitzungen erfolgt dann nur noch im Ausnahmefall in Papierform.

 

Für die digitale Gremienarbeit steht eine App für iOS (Apple) und Android (Google) zur Verfügung. Mit Hilfe dieser App können die Unterlagen auch ohne bestehende Internetverbindung genutzt werden.

 

Die Fraktionen erhalten einen zweckgebundenen Zuschuss zur Ausstattung der Fraktionsmitglieder mit mobilen Endgeräten.


Sachdarstellung

 

Grundsätzliches

 

Mit Beschluss des Kreistages vom 20.12.2016 wurde eine politische Arbeitsgruppe „Digitaler Sitzungsdienst“ eingerichtet. Diese Arbeitsgruppe hatte den Auftrag, die notwendigen Beschlüsse zur Einführung eines digitalen Sitzungsdienstes in den Gremien des Kreises Soest vorzubereiten.

 

In insgesamt drei Sitzungen der Arbeitsgruppe wurden nunmehr die Rahmenbedingungen für die Einführung herausgearbeitet und die politisch notwendigen Beschlüsse vorbereitet. Formal ist es zunächst erforderlich die Hauptsatzung sowie die Geschäftsordnung des Kreises Soest / des Kreistages anzupassen. Diese Änderung sind in seperaten Beschlüssen (Vorlagen 158/2017 und 159/2017) zu fassen.

 

Der digitale Sitzungsdienst soll verbindlich mit Wirkung vom 01.01.2018 eingeführt werden. Grundsätzlich ist es das Ziel, möglichst alle Gremienmitglieder in den Ausschüssen des Kreises Soest in den digitalen Sitzungsdienst mit einzubeziehen. Daher umfasst dieser Beschluss und die Regelungen der neu zu fassenden Geschäftsordnung des Kreistages nicht nur die Mitglieder des Kreistages, sondern auch die übrigen Mitglieder der Ausschüsse des Kreises Soest (insbesondere die Sachkundigen Bürger).

 

Nach entsprechender Beschlussfassung durch den Kreistag erfolgt eine schriftliche Information an alle Kreistags- sowie an alle Ausschuss- und stellvertretenden Ausschussmitglieder. Darin enthalten sind die erforderlichen Zugangsdaten zum Kreistagsinformationssystem sowie allgemeine Hinweise und Informationen zum digitalen Sitzungsdienst.

 

Nichtteilnahmeerklärung

 

Gremienmitglieder, die nicht am digitalen Sitzungsdienst teilnehmen möchten, erklären bis zum 15.01.2018 schriftlich, dass sie weiterhin die Einladungen sowie die weiteren Sitzungsunterlagen in Papierform erhalten möchten. Ein entsprechendes Formular (Nichtteilnahmeerklärung) wird den Gremienmitgliedern mit dem o.g. Anschreiben zur Verfügung gestellt.

 


Ausstattung der Fraktionen mit mobilen Endgeräten

 

Neben der Möglichkeit, die Daten und Unterlagen mittels Webbrowser im Kreistagsinformationssystem online abzurufen besteht die Möglichkeit, die Daten auf mobilen Endgeräten (auch offline) zur Verfügung zu stellen. Derzeit steht die Allris-App auf Android- und iOS-Tablet-Geräten zur Verfügung. Eine Nutzung dieser App per Smartphones ist grundsätzlich wegen der schlechten Lesbarkeit ausgeschlossen.

 

Die Fraktionen erhalten für die Ausstattung ihrer Mitglieder mit mobilen Endgeräten eine einmalige, zweckgebundene Sonderfraktionszuweisung für die laufende Wahlperiode nach foglender Maßgabe:

 

 

Sockelbetrag

Kopfpauschale

Gesamt

CDU

     1.436,77 €

      11.673,15 €

13.109,92 €

SPD

     1.436,77 €

       7.393,00 €

   8.829,77 €

B90 / Die Grünen

     1.436,77 €

       1.945,53 €

   3.382,30 €

BG

     1.436,77 €

       1.556,42 €

   2.993,19 €

FDP

     1.436,77 €

       1.167,32 €

   2.604,09 €

LISO

     1.436,77 €

       1.167,32 €

   2.604,09 €

AfD*

        957,85 €

          518,81 €

   1.476,65 €

Summe

     9.578,47 €

      25.421,53 €

35.000,00 €

*(2/3-Regelung bei Gruppen)

 

 

 

Grundlage für die Mittelverteilung ist der übliche Verteilschlüssel für die Fraktionszuwendungen. Jede Fraktion erhält danach einen Sockelbetrag in Höhe von 1436,77 Euro sowie pro Fraktionsmitglied (nur Kreistagsmitglieder), das am digitalen Sitzungsdienst teilnimmt, eine Kopfpauschale in Höhe von 389,11 Euro. Für Gruppen gilt die übliche 2/3-Regelung dieser Beträge.

 

Die Fraktionen gewährleisten durch diese Regelung die Ausstattung der Gremienmitglieder mit mobilen Endgeräten im Hinblick auf die Gremienmitglieder ihrer Fraktion (Kreistagsmitglieder und Sachkundige Bürger). Dabei steht es den Fraktionen frei, den Zuschuss zweckgebunden an die Fraktionsmitglieder auszuzahlen oder eine zentrale Gerätebeschaffung auf Fraktionsebene vorzunehmen.

 

Sofern einzelne Mitglieder der Fraktion (Kreistagsmitglieder) erklären, nicht am digitalen Sitzungsdienst teilzunehmen, verringert sich die Fraktionszuwendung in entsprechender Höhe.

 

Da mit Beginn der ersten Sitzungsperiode im Februar 2018 bereits die Arbeit mit mobilen Endgeräten erfolgen soll und demzufolge die Gremienmitglieder auch bereits mit Geräten ausgestattet sein müssen, erfolgt unmittelbar zum Jahresbeginn zunächst eine Abschlagszahlung in Höhe von 80 % des o.g. Betrages an die Fraktionen. Nachdem die Frist zur Nichtteilnahmeerklärung am 15.01.2017 abgelaufen ist, erfolgt eine Spitzabrechnung der Fraktionszuwendungen auf der Basis der tatsächlichen Teilnehmer am digitalen Sitzungsdienst.

 

 

Abschlagszahlung

Gesamt

CDU

10.500,- €

13.109,92 €

SPD

7.050,- €

   8.829,77 €

B90 / Die Grünen

2.700,- €

   3.382,30 €

BG

2.400,- €

   2.993,19 €

FDP

2.100,- €

   2.604,09 €

LISO

2.100,- €

   2.604,09 €

AfD*

750,- €

   1.476,65 €

Summe

27.600,- €

35.000,00 €

Wirtschaftlichkeit

 

Durchschnittlich werden derzeit Sachkosten in Höhe von ca. 30.000 Euro jährlich für die Herstellung und den Versand der Druckvorlagen für politische Gremien verursacht. Nicht enthalten sind Personalkosten, die für die Erstellung der Druckausfertigungen und den Versand der Unterlagen entstehen. Der o.g. Zuschuss an die Fraktionen soll einmalig pro Wahlperiode erfolgen. Je nach Teilnehmerquote ist mit einer kurzfristigen Amortisation dieses Zuschusses durch entsprechende Einsparungen alleine bei den Sachkosten zu rechnen.

 

Schulungen

 

Es besteht für alle Gremienmitglieder die Möglichkeit, sich im Rahmen von Schulungen den Umgang und das Verfahren des digitalen Sitzungdienstes erläutern zu lassen. An folgenden Terminen können Schulungsangebote wahrgenommen werden:

 

  • 6. Februar 2018   – 16:00 – 18:00 Uhr
  • 6. Februar 2018   – 18:30 – 20:30 Uhr
  • 15. Februar 2018 – 16:00 – 18:00 Uhr
  • 15. Februar 2018 – 18:30 – 20:30 Uhr

 

Anmeldungen zu diesen Schulungen erfolgen über die Geschäftsstelle des Kreistages. Bei Bedarf werden im Laufe des Jahres 2018 weitere Schulungen und Workshops angeboten.