Vorlage - 179/2017  

Der Kreisausschuss stimmt dem Konzept der Abteilung IT und Organisation für das Jahr 2018 mit den vorgesehenen Schwerpunkten zu.

Der Finanzbedarf wird vorbehaltlich der Haushaltslage des Kreises Soest zur Verfügung gestellt.

Zusammenfassung

Folgende Haushaltsmittel sind für 2018 eingeplant:

Der Einsatz der Informationstechnik und Telekommunikation in der Kreisverwaltung Soest wird seit 1999 durch ein jährlich fortgeschriebenes IT-Konzept geplant und gesteuert.

Hohe Qualität der Aufgabenerfüllung, Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns, Bürger- und Mitarbeiterorientierung sind die wesentlichen Ziele, die mit dem Einsatz der IT verfolgt werden. Die Informationstechnik an den Arbeitsplätzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Hause muss daher ständig an die technischen Entwicklungen sowie an organisatorische und personelle Erfordernisse angepasst werden.

Für die Umsetzung des IT-Konzepts sind für 2018 Haushaltsmittel in Höhe von 4.816.955 Euro vorgesehen. Die finanziellen Mittel sollen im Wesentlichen für folgende Schwerpunktthemen zur Verfügung gestellt werden:

E-Government-Projekte

•            Ausbau Elektronische Poststelle / Elektronischer Posteingang

•            E-Akte Vollstreckung, Ausländerangelegenheiten, Kfz-Zulassungen und Führerscheine

•            E-Akte in der Abteilung 17 (Zulassungen und Führerscheine) mit Schnittstelle zum neuen (derzeit ausgeschriebenen) Fachverfahren

•            E-Akte Gesundheit mit Schnittstelle zu Octoware

•            E-Akte Veterinärwesen mit Schnittstelle zu Balvi

•            E-Akte Umwelt mit Schnittstelle zu KOMVOR

•            Langzeitspeicherung und Langzeitarchivierung

•            Anbindung weiterer Prozesse in das Bürgerportal

•            Einführung zentraler Einkauf mit E-Rechnung

•            E-Personalakte mit Schnittstelle zu LOGA

•            Anbindung ALLRIS an VIS (elektronische Ratsarbeit)

•            Optional Entwicklung des kreditorischen Workflows

Weitere Mittel werden für die Umsetzung von Projekten zur Einführung und Erweiterung von software sowie zur Ersatzbeschaffung von Hardwarekomponenten im Rahmen des regelmäßigen Austauschzyklus‘ benötigt.

Sachdarstellung

Die geplanten IT-Aufwendungen und Erträge für das Jahr 2018 belaufen sich auf 4.816.955 Euro und fallen damit um 1.292.841 Euro höher aus als der Planwert für das Jahr 2017. Der höhere Ansatz für den Haushalt 2018 im Vergleich zu 2017 resultiert daraus, dass bei fast allen Konten Mehraufwendungen eingeplant werden mussten.

Im Bereich des Erwerbs von Vermögensgegenständen wurde der Ansatz um 837.466 Euro erhöht.

Die Planansätze schwanken von Jahr zu Jahr. Das liegt darin begründet, dass für wesentliche Netzwerkkomponenten sowie für Monitore und Telefone Ersatzbeschaffungen erforderlich sind. Hinzu kommt für DMS-Arbeitsplätze die erforderliche Ausstattung mit Doppelmonitoren.

Für 2018 sind ferner Erweiterungen beim User-Helpdesk (25.000 Euro) und der weitere WLAN-Ausbau (60.000 Euro) geplant.

Hinzu kommen Ausgaben für Neu- bzw. Ersatzanschaffungen (unter anderem für Microsoft Lizenzen 450.000 Euro, Telefonisches Servicecenter 10.000 Euro, Zentraler Einkauf 150.000 Euro, KOMVOR Umwelt-Module 20.000 Euro, KOMMUNIX-Schnittstelle zum DMS 25.000 Euro, PROSOZ-Lizenzen 45.000 Euro, Schnittstelle ALKIS-GekoS zur automatisierten Fortschreibung von Flurstücken 6.500 Euro).

Der Ansatz 2018 für Wartung von IT-Anlagen wurde gegenüber dem Ansatz von 2017 um 143.055 Euro erhöht. Der Mehraufwand ist bedingt durch Preiserhöhung bei bestehenden Verfahren (z. B. Schüler online), durch Wartung zusätzlicher Lizenzen bzw. Module (z. B. Identity und Usermanagement-System, Helpline, eToken Pass, DMS, INFOR, PROSOZ, KOMVOR Umwelt) und durch den Einsatz neuer Verfahren (z. B. Check_MK, Informations- und Sicherheits-Managementsystem, zentrale Scanstelle und Software für Bewachung und ProstSchG).

Der Ansatz für IT-Kosten erhöht sich um 173.091 Euro. Das resultiert unter anderem aus einer Erhöhung der Citrix-Lizenzgebühren (ca. 62.000 Euro), aus verschiedenen Dienstleistungen z. B. für Anbindung neuer Bausteine an Avviso-Vollstreckung (ca. 5.500 Euro), GIS (ca. 5.000 Euro), ALLRIS Sitzungsdienst (ca. 5.000 Euro), für den Ausbau Telefonischer Bürgerservice (ca. 10.000 Euro). Das Konto enthält hauptsächlich Nutzungsentgelte für Verfahren und Lizenzen (z. B. Jurion 19.000 Euro, Microsoft 122.000 Euro, Citrix 100.000 Euro, GIS ELA 59.450 Euro) sowie allgemeine Dienstleistungen (75.000 Euro) und die Anschaffung geringwertiger Wirtschaftsgüter (ca. 20.600 Euro).

Die KDVZ-Umlage erhöht sich auf jetzt 993.563 Euro (vgl. IT-Konzept Punkt 7.2 Finanzierung KDVZ.). Der Ansatz der KDVZ-Kosten erhöht sich um 85.273 Euro auf jetzt 662.025 Euro (vgl. Punkt 7.2 Finanzierung KDVZ).

Der Ansatz für IT-Schulungen wird auf 50.000 Euro begrenzt.

Erstmalig für 2018 mit aufgeführt werden die Dienstleistungen im Bereich E-Government in Höhe von 45.000 Euro. Der Ansatz gehörte früher zum Produkt Organisation, wird aber durch die Umorganisation in der Abteilung 10 IT und Organisation und der Bildung der neuen Abteilung 18 Personal und Organisationsentwicklung jetzt dem Produkt IT und Organisation zugerechnet.

Folgende Schwerpunkte für die IT sind in 2018 geplant:

• Verwaltungsübergreifende Projekte

Die Aktivitäten zum Aufbau eines effizienten E-Governments und damit die Umsetzung des E-Government Masterplans werden fortgesetzt und im Masterplan bis 2018 weiterentwickelt. Dazu zählt auch die Umsetzung des vom Verwaltungsvorstand in 2017 gefassten Beschlusses, die E-Akte des Dokumentenmanagementsystems VIS bis 2022 hausweit in sämtlichen Abteilungen einzusetzen.

• Ausbau der interkommunalen Zusammenarbeit

Auch in 2018 werden die KDVZ Citkomm, der Märkische Kreis und der Kreis Soest die intensive Zusammenarbeit insbesondere zum Weiterbetrieb des „Shared Service Center“ fortsetzen. Langfristig soll die interkommunale Zusammenarbeit auf die Region Südwestfalen und weitere Prozesse ausgeweitet werden.

• IT-Projekte der Fachabteilungen

Aus den Fachabteilungen wurden für 2017 Projekte angemeldet, die sich wieder zum Teil auf neue IT-Anwendungen, aber auch auf den Ausbau bestehender Anwendungen beziehen. In Zusammenarbeit mit den Abteilungen Personal und Finanzwirtschaft sind Einführung- und Weiterentwicklungsprozesse zu begleiten (zu den einzelnen Projekten siehe dazu 7.1 des Konzeptes).

• Einführung der E-Akte in den Bereichen Vollstreckung, Ausländerangelegenheiten sowie Kfz-Zulassungen und Führerscheine

Die Einführung der E-Akten erfolgt im Rahmen des E-Governments zur Umsetzung des Zentralen DMS in 2018.

• Einführung zentraler Einkauf mit E-Rechnung
• Anbindung weiterer Prozesse in das Bürgerportal

Hierzu zählt insbesondere die Ergänzung von i-KFZ (nach Einführung der Online-Abmeldung neuer Kfz um die Erweiterung Online-Kfz-Wiederzulassung) sowie weiterer damit zusammenhängender Prozesse.

• Optimierung des telefonischen Bürgerservices

Im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit wird der Kreis Soest sowie die Stadt Soest den Ende 2015 in Betrieb genommenen gemeinsamen telefonischen Bürgerservice weiterhin optimieren. Zum 01.02.2018 wird die Stadt Geseke technisch und organisatorisch an das Servicecenter angebunden. Gespräche mit weiteren interessierten Kommunen werden ebenfalls im Jahr 2018 geführt.