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Auszug - IT-Bericht zum Konzept der Abteilung IT und Organisation für das Jahr 2015  

 
 
Ausschuss für Personal und Organisation
TOP: Ö 6
Gremium: Ausschuss für Personal, Organisation und Effizienz Beschlussart: (offen)
Datum: Di, 14.06.2016 Status: öffentlich/nichtöffentlich
Zeit: 18:00 - 19:25 Anlass: Sitzung
Raum: Kreishaus, Sitzungszimmer 1
Ort: Hoher Weg 1-3, 59494 Soest
1/2016 IT-Bericht zum Konzept der Abteilung IT und Organisation für das Jahr 2015
     
 
Status:öffentlichVorlage-Art:Informationsvorlage - öffentlich
Federführend:10 IT und Verwaltungsdigitalisierung   
 
Wortprotokoll

Aussprache: Herr Klespe (SPD), Herr Schladör (CDU),  Herr Lindemeier, Herr Münzberger (FDP), Frau Helfrich (SPD),  Herr Bergelt (AfD), Herr Bernsdorf (CDU), Frau Cosmann (CDU), Herr Hense (SPD), Herr Lönnecke, Frau Oberreuter

 

Herr Klespe geht auf die Einführung des elektronischen Sitzungsdienstes ein. Er regt an, dass das Problem der Endgeräte frühzeitig geklärt wird und diese mit SIM-Karten ausgestattet sein sollten. Laut Herrn Schladör gibt es zur Einführung des elektronischen Sitzungsdienstes eine Arbeitsgruppe. Die Ausstattung der Endgeräte mit SIM-Karten hält Herr Lindemeier für sinnvoll, allerdings wäre dies mit hohen Kosten verbunden. Herrn Münzberger scheint das Projekt unendlich zu laufen. Er stellt die Frage, warum nicht - bevor das Programm ausgesucht wurde, mehrere Programme vorgestellt wurden. Dem schließt sich Herr Schladör insofern an, dass auch er das Programm nur aus dem IT-Bericht kennt. Laut Herrn Lindemeier handelt es sich bei dem Fachverfahren ALLRIS um einen der Marktführer. Das Programm wurde gerade z.B. beim Märkischen Kreis eingeführt. Herr Münzberger bemängelt, dass die Politik zu diesem Thema erst spät eingebunden wurde, was er vom Grundsatz her für falsch hält. Für Frau Helfrich muss das Fachverfahren sinnvoll für die Anwender sein. Die Renovierung der Sitzungsräume soll nach Aussage von Herrn Lönnecke im März/April 2017 abgeschlossen sein. Es soll dann auch möglichst mit dem neuen Fachverfahren gearbeitet werden können. Herr Schladör bittet darum, spätestens nach der Sommerpause einen Zwischenstand zu diesem Thema zu bekommen. Herr Klespe  würde es für sinnvoll halten, eine Pilotphase, ohne dass hierfür Lizenzen erworben werden müssen, durchzuführen.  Der Durchführung einer Pilotphase schließt sich Herr Münzberger an, diese solle aber schon jetzt, auch ohne Abschluss der Renovierung der Sitzungsräume starten. Das Fachverfahren ALLRIS läuft beim LWL laut Herrn Bergelt, soweit er weiß, fehlerfrei.

 

Laut Herrn Bernsdorf übernimmt die Abteilung IT und Organisation mehr Aufgaben um unterstützend tätig zu sein. Die Ansätze im IT-Bericht findet er sehr gut.  Für die Haushaltsplanberatungen wünscht er sich eine größere Offenheit und verweist in diesem Zusammenhang auf die Diskrepanz zwischen dem Haushaltsansatz 2015 von ca. 2,7 Mio.€ und den ausgegebenen ca. 3,2 Mio.€. Hierzu hätte er sich Informationen bei den Haushaltsplanberatungen für 2016 gewünscht. Herr Lindemeier teilt hierzu mit, dass es sich um ungeplante Ausgaben handelt. Als Beispiel führt er hierfür das auf Seite 24 des IT-Berichts angeführte Dokumentenmanagementsystem an. Hier war eine Beschaffung in 2014 nicht mehr möglich. Der Planansatz wurde daher in 2015 überschritten, war aber durch übertragene Mittel gedeckt. Die von Herrn Münzberger für die Haushaltsberatungen 2017 gewünschte Übersicht über die Rückstellung von Mitteln ins Haushaltsjahr 2017 sagt  Herr Lindemeier mit Stand Dezember 2016 zu.

 

Auf Nachfrage von Frau Cosmann erklärt Herr Lindemeier, dass es sich beim Telefonischen Bürgerservice und dem Aufbau des Bürgertelefons um dasselbe handelt.

 

Herrn Hense ist berichtet worden, dass Mitarbeiter, die mobil Arbeiten, die EDV-Technik selber kaufen und bezahlen müssen. Hierauf antwortet Herr Lindemeier, dass man hier unterscheiden müsse. Früher mussten z.B. noch Leitungen vor Ort gelegt werden, dies ist heute nicht mehr notwendig, da diese bereits vorhanden sind. Der Mitarbeiter stellt diese zur Verfügung. Wenn das Mobile Arbeiten aus dienstlichen Gründen geschieht, muss hierfür vom Mitarbeiter keine Hardware angeschafft werden. Herr Lönnecke erklärt die drei unterschiedlichen Formen des Mobilen Arbeitens, ausschließliche Telearbeit, alternierende Telearbeit und mobiles Arbeiten. Bei der kompletten Arbeit von zu Hause wird der Arbeitsplatz vom Kreis ausgestattet. Wenn ein Token ausgegeben wird, stellt der Mitarbeiter seine privaten PC-Möglichkeiten zur Verfügung. Die Dienstvereinbarung zum Mobilen Arbeiten wird derzeit überarbeitet. Frau Oberreuter ergänzt hierzu, dass es grundsätzlich immer einen ausgestatteten Arbeitsplatz gibt. Kosten müssen dann selbst übernommen werden, wenn ein kompletter Arbeitsplatz in einem Dienstgebäude der Kreisverwaltung vorhanden ist und der Mitarbeiter zusätzlich von zu Hause arbeiten möchte.

 

Herr Schladör geht auf den Elektronischen Formularservice ein. Es wäre seiner Meinung nach hilfreich, wenn PDF-Dokumente direkt ausgefüllt werden könnten. Laut Herrn Lindemeier laufen hier intensive Anstrengungen. Hier soll ein Intelligenter Ausfüllassistent durch das jeweilige Programm führen.